Dokumentenmanagement-
Software

Die einfachste Art, Ihre Dokumente aufzubewahren, zu verwalten, zu teilen und digital zu signieren
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Wichtige Funktionen
  • Einzige Quelle der Wahrheit
  • Zuverlässig automatisieren
  • Zugriff verwalten
  • Einfach Finden'
Umweltfreundlicher & Nachhaltiger
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Folderit Document Management System Software
Funktionen See the Features
Wenn Sicherheit, Nachhaltigkeit und Benutzerfreundlichkeit zählen
Sicher speichern
Sie können alle Dateitypen sicher und GDPR-konform in Folderit speichern. Bis zu 50 GB pro Datei!
Highlights
  • 256-Bit-Verschlüsselung
    256-Bit-Verschlüsselung sichert Ihre Daten, indem sie diese in einen Code umwandelt, den nur autorisierte Benutzer entschlüsseln können, wodurch sie vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dieses Sicherheitsniveau wird beispielsweise von Banken verwendet, um Finanzinformationen zu schützen.
    s 256-Bit-Verschlüsselung
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
    Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erhöht Ihre Sicherheit, indem sie zusätzlich zu Ihrem Passwort einen Bestätigungscode aus einer Authentifizierungs-App erfordert.
    s Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • SSL-Verbindungen
    SSL-Verbindungen (Secure Sockets Layer) verschlüsseln die Daten, die zwischen Ihrem Browser und unseren Servern übertragen werden, und stellen sicher, dass Ihre Informationen privat bleiben und vor Abfangversuchen geschützt sind.
    s SSL-Verbindungen
  • Benutzerdefinierte Passwortrichtlinie
    Benutzerdefinierte Passwortrichtlinien ermöglichen es Ihnen, spezifische Regeln für die Erstellung sicherer Passwörter festzulegen, wie z. B. Länge, Komplexität und Ablauf.
    s Benutzerdefinierte Passwortrichtlinie
  • Dreifache Backups
    Dreifache Backups sorgen dafür, dass Ihre Daten redundant an mehreren Standorten gespeichert werden, um maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Ihre Daten selbst im unwahrscheinlichen Fall eines Ausfalls an einem Standort sicher und zugänglich bleiben.
    s Dreifache Backups
  • Papierkorb nur für Kontoadministratoren sichtbar
    Der Papierkorb, der nur für Kontoadministratoren sichtbar ist, stellt sicher, dass gelöschte Dateien bei Bedarf überprüft und wiederhergestellt werden können.
    s Papierkorb nur für Kontoadministratoren sichtbar
  • MS Entra ID & Okta-Integration
    Diese Integration ermöglicht eine zentrale Identitätsverwaltung, Single Sign-On (SSO) und robuste Sicherheitsrichtlinien, sodass Benutzer einfach und sicher auf Ressourcen zugreifen können, während Administratoren die Kontrolle über Benutzerberechtigungen und den Datenschutz behalten.
    s MS Entra ID & Okta-Integration
Zugriff verwalten
Es ist einfach, Ressourcen auf jeder Ebene an Einzelpersonen, Benutzergruppen oder über einen öffentlich zugänglichen Link zu teilen.
BERECHTIGUNGSSTUFEN
  • Nur Vorschau
    Die Berechtigungsstufe “Nur Vorschau” ermöglicht es Benutzern, Dokumente anzusehen, ohne die Möglichkeit zu haben, sie zu drucken, herunterzuladen, zu bearbeiten oder sogar Text auszuwählen und zu kopieren.
    s Nur Vorschau
  • Nur Hochladen
    Die Berechtigungsstufe “Nur Hochladen” ermöglicht es Benutzern, neue Dateien an einem bestimmten Ort hinzuzufügen, ohne die Möglichkeit zu haben, vorhandene Inhalte anzusehen, herunterzuladen oder zu bearbeiten. Diese Funktion ist perfekt für Szenarien geeignet, in denen Dokumenteinreichungen erforderlich sind, ohne Zugriff auf andere sensible Dateien zu gewähren.
    s Nur Hochladen
  • Vorschau & Herunterladen
    Diese Berechtigungsstufe ermöglicht es Benutzern, Dokumente anzusehen sowie sie zu drucken und herunterzuladen.
    s Vorschau & Herunterladen
  • Editor
    Die Berechtigungsstufe “Editor” gewährt Benutzern volle Kontrolle über die freigegebene Ressource, einschließlich der Möglichkeit, Dateien und Einstellungen anzusehen, zu bearbeiten, zu löschen und zu verwalten.
    s Editor
  • Benutzerdefinierte Berechtigungen
    Benutzerdefinierte Berechtigungen ermöglichen eine präzise Kontrolle über Benutzeraktionen, wie z. B. die Sichtbarkeit des Audit-Trails ein- und auszuschalten, nur Online-Bearbeitung zu ermöglichen und Downloads oder andere Aktivitäten einzuschränken. Diese Flexibilität stellt sicher, dass der Zugriff jedes Benutzers perfekt mit seiner Rolle und den Sicherheitsanforderungen der freigegebenen Ressource übereinstimmt.
    s Benutzerdefinierte Berechtigungen
Einfach Finden
Durchsuchen Sie den Inhalt von Dateien, fügen Sie eigene Metadaten hinzu und verknüpfen Sie zusammengehörige Dateien.
HIGHLIGHTS
  • OCR-Inhaltsindizierung
    OCR (Optical Character Recognition) Inhaltsindizierung ermöglicht die Umwandlung von gescannten Dokumenten und Bildern in durchsuchbaren Text. Sie können Dokumente basierend auf ihrem Inhalt finden, nicht nur nach dem Dateinamen!
    s OCR-Inhaltsindizierung
  • Erweiterte Filterung
    Erweiterte Filterung bietet leistungsstarke Werkzeuge, um Ihre Suchanfragen mithilfe von Metadatenfiltern, benutzerdefinierten Metadatenfeldern, Datumsbereichen, Fälligkeitsdaten und mehr zu verfeinern. Dadurch können Sie relevante Dateien schnell basierend auf spezifischen Kriterien wie Projektstatus, Dokumenttyp oder wichtigen Fristen finden.
    s Erweiterte Filterung
  • Benutzerdefinierte Metadaten
    Benutzerdefinierte Metadaten ermöglichen es Ihnen, verschiedene Arten von Metadatenfeldern wie Text, Zahlen, Daten und Dropdown-Listen für jedes Dokument zu definieren. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Datenattribute an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, wodurch die Organisation, Durchsuchbarkeit und Verwaltung Ihrer Dateien verbessert wird.
    s Benutzerdefinierte Metadaten
  • Verknüpfung von Ressourcen
    Die Verknüpfung und Beziehung von Ressourcen ermöglicht es Ihnen, Dateien, Ordner und externe Links innerhalb des Systems zu verbinden und ein Netzwerk verwandter Dokumente und Ressourcen zu erstellen.
    s Verknüpfung von Ressourcen
  • Unbegrenzte Versionsgeschichte
    Die Versionsgeschichte stellt sicher, dass jede Änderung an einem Dokument automatisch gespeichert wird, ohne Begrenzung der Anzahl der gespeicherten Versionen. Bei Verwendung der Office 365-Integration erfolgt die Versionierung automatisch.
    s Unbegrenzte Versionsgeschichte
Zuverlässig Automatisieren
Sparen Sie Zeit und arbeiten Sie effizienter, indem Sie das System für sich arbeiten lassen.
HIGHLIGHTS
  • Genehmigungsworkflows
    Genehmigungsworkflows automatisieren den Überprüfungs- und Genehmigungsprozess für Dokumente, indem Sie benutzerdefinierte Abläufe erstellen und Aufgaben an Teammitglieder zuweisen können. Nach Abschluss des Workflows erstellt das System eine zusammenfassende PDF-Datei, die das zur Genehmigung gesendete Dokument enthält und es als letzte Seite anfügt.
    s Genehmigungsworkflows
  • e-Signatur-Workflows
    Folderit eSign bietet unbegrenzte e-Signatur-Funktionen innerhalb des Tailor-Plans, wodurch dokumentenbezogene Workflows effizient und sicher ablaufen. Darüber hinaus integriert es sich nahtlos mit DocuSign für eine breitere Kompatibilität und unterstützt eID-Formate wie XAdES und ASIC-E für erweiterte digitale Identitätsprüfung.
    s e-Signatur-Workflows
  • Bestätigungsworkflows
    Bestätigungsworkflows sind ideal zum Verteilen von Dokumenten wie Sicherheitsvorschriften und Richtlinien, die eine Benutzerbestätigung erfordern und somit die Einhaltung von ISO-Standards und anderen regulatorischen Anforderungen gewährleisten. Diese Funktion verfolgt, wer jedes Dokument gelesen und bestätigt hat, und bietet eine klare Aufzeichnung für Audits und zeigt die Einhaltung der Vorschriften effektiv an.
    s Bestätigungsworkflows
  • Automatisierte Dokumentennummerierung
    Automatisierte Dokumentennummerierung ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Nummerierungsschemata für Ihre Dateien einzurichten, indem benutzerdefinierte Metadatenfelder in das Nummerierungssystem integriert werden. Diese Funktion hilft, einen strukturierten und konsistenten Dokumentenmanagementprozess aufrechtzuerhalten.
    s Automatisierte Dokumentennummerierung
  • Erinnerungen
    Erinnerungen können sowohl für Benutzer als auch für Gruppen festgelegt werden, sodass Sie Benachrichtigungen mit einer benutzerdefinierten Nachricht und einem Link zur entsprechenden Ressource planen können. Wählen Sie einfach ein Datum und eine Uhrzeit, um sicherzustellen, dass alle über wichtige Aufgaben und Fristen, wie Dokumentenüberprüfungen oder Richtlinienaktualisierungen, informiert sind und den Überblick behalten.
    s Erinnerungen
  • Automatisierung der Aufbewahrungszeit
    Die Automatisierung der Aufbewahrungszeit ermöglicht es Ihnen, automatisierte Zeitpläne festzulegen, wie lange Dateien oder Ordner aufbewahrt werden sollen, bevor sie archiviert oder gelöscht werden. Dies kann pro Datei oder pro Ordner angepasst werden, um die Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien zu gewährleisten.
    s Automatisierung der Aufbewahrungszeit
  • Import über E-Mail
    Jeder Ordner in Folderit kann mit einer eindeutigen E-Mail-Adresse versehen werden. Senden Sie Anhänge direkt per E-Mail an den ausgewählten Ordner, wobei die Details des Absenders, der Betreff und der E-Mail-Inhalt als Metadaten zur einfachen Organisation und Abrufung gespeichert werden. Perfekt für Workflows wie das Scannen per E-Mail oder wenn Sie Dokumente schnell und sicher speichern müssen.
    s Import über E-Mail
Verschaffen Sie sich einen Überblick
Haben Sie einen vollständigen Überblick über alle Aktionen, die von jemandem in Ihrem DMS durchgeführt wurden. Und über alle geteilten Ressourcen.
HIGHLIGHTS
  • Dashboards & Berichtstools
    Diese Tools bieten ein umfassendes Admin-Dashboard mit organisationsweiten Listen, einschließlich Duplikatberichten, Dokumenten, die auf Entscheidungen in jedem Workflow warten, Berichten über das Ende der Aufbewahrungszeit und fälligen oder bald fälligen Dokumenten. Zusätzlich bietet es eine detaillierte Übersicht über alle Dateien. Alles exportierbar nach Excel, PDF, CSV und mehr. Jeder Benutzer hat auch ein persönliches Dashboard mit seinen Aufgaben.
    s Dashboards & Berichtstools
  • Audit-Trails
    Audit-Trails protokollieren jede Aktion, die an Dateien, Ordnern und in der gesamten Organisation durchgeführt wird, sei es durch Benutzer oder externe Parteien. Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel versehen, um eine genaue Nachverfolgung zu ermöglichen. Diese Daten können in verschiedenen Formaten, einschließlich Excel, CSV und PDF, exportiert werden, um umfassende Berichte, Compliance und Überwachungszwecke zu ermöglichen.
    s Audit-Trails
  • Übersicht aller geteilten Ressourcen
    Dies bietet eine zentrale Liste aller Dokumente und Ordner, die mit Benutzern und Nicht-Benutzern geteilt wurden, einschließlich derjenigen, die über öffentliche Links geteilt wurden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, den Zugriff leicht zu überwachen und zu kontrollieren, sodass Sie Berechtigungen verwalten und den Zugriff jederzeit widerrufen können, um Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
    s Übersicht aller geteilten Ressourcen
  • Benachrichtigungen
    Anpassbare Benachrichtigungen ermöglichen es Benutzern, auszuwählen, welche Warnungen und wie oft sie diese erhalten möchten, einschließlich Updates zu geteilten Dokumenten, Genehmigungsanfragen und Signaturanfragen.
    s Benachrichtigungen
Mehr erreichen
Bringen Sie Dinge mit Integrationen und plattformübergreifender Unterstützung auf die nächste Ebene.
HIGHLIGHTS
  • Unterstützung für Zweigstellen
    Erstellen und verwalten Sie separate Unterkonten / Bereiche für verschiedene Geschäftseinheiten oder Standorte, jeweils mit eigenen Teammitgliedern, Benutzergruppen und sogar Administratoren. Wechseln Sie einfach zwischen ihnen unter einem einzigen Benutzerkonto.
    s Unterstützung für Zweigstellen
  • Integration mit Microsoft Office 365
    Die Integration mit Microsoft Office 365 ist eingebaut, um Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Folderit-System zu erstellen und zu bearbeiten.
    s Integration mit Microsoft Office 365
  • Outlook Add-in
    Das Folderit Outlook-Add-In ermöglicht es Ihnen, ausgewählte E-Mails direkt von Outlook in jeden gewünschten Ordner in Folderit zu senden.
    s Outlook Add-in
  • DocuSign-Integration
    Starten Sie DocuSign-Workflows direkt in Folderit und erhalten Sie automatisch unterschriebene Dokumente zurück ins System.
    s DocuSign-Integration
  • Mobil- und Tablet-freundlich
    Folderit DMS ist vollständig für die Nutzung auf Mobilgeräten und Tablets optimiert und bietet ein nahtloses Erlebnis über alle Geräte hinweg. Egal, ob Sie Dokumente verwalten, Genehmigungen einholen oder auf Berichte zugreifen, Sie können intuitive Navigation und volle Funktionalität auch unterwegs genießen.
    s Mobil- und Tablet-freundlich
  • Desktop-App
    Folderit Sync ist eine Desktop-App, die Ihre Dateien auf Ihren PCs synchronisiert und sicherstellt, dass Sie sowohl online als auch offline Zugriff auf die neuesten Dokumente haben. Sie ermöglicht die einfache Verwaltung Ihrer Dateien direkt von Ihrem Desktop aus und hält Ihre Daten synchronisiert und sicher.
    s Desktop-App
  • URLs speichern & einbetten
    Speichern und betten Sie externe URLs in Folderit ein, sodass Sie sie in einem iframe oder einem separaten Tab öffnen können. Diese URLs können mit anderen Elementen verknüpft, mit Metadaten versehen und wie jedes andere Dokument verwaltet werden.
    s URLs speichern & einbetten
  • s

Nachhaltigere und umweltfreundlichere Lösung für das Dokumentenmanagement.

Wir nutzen Amazon Web Services als unsere Cloud-Plattform, die bis 2025 zu 100 % mit grüner Energie betrieben werden soll.

Erfahren Sie, was wir sonst noch im Rahmen unseres Programms für soziale Verantwortung des Unternehmens tun.

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Weniger Zeit mit der Dokumentenverwaltung verschwenden

Folderit ist das benutzerfreundlichste DMS der Welt. Spart Ihnen Zeit und Geld.

Wir kümmern uns sehr um unsere Kunden und arbeiten jeden Tag hart daran, eine DMS-Software zu liefern, die in allen richtigen Aspekten anders ist. Folderit ist für Menschen wie Sie gemacht, die Sicherheit und Datenschutz schätzen.

Unsere preisgekrönte intuitive Benutzeroberfläche macht das Arbeiten in Folderit schneller. Tatsächlich erledigen Sie Aufgaben schneller als mit jeder anderen vergleichbaren Software!

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Kundenbewertungen

Vertrauenswürdig und geliebt.
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Folderit DMS ist benutzerfreundlich, sicher und erschwinglich. Diese Kombination mit unserem herausragenden Support-Team ist genau das, wonach unsere Kunden suchen!

  • "We have been using Folderit for the past five years with complete satisfaction for storing documents related to our Quality Management System (QMS). Folderit is incredibly user-friendly, secure, and affordable, making our documents accessible anywhere, anytime."
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Netherlands
  • "Folderit DMS has been a game-changer for our accounts payable team. We started using it to organize our invoices and receipts, and it's made life so much easier. The metadata fields are super handy - we can tag everything with vendor names, dates, and amounts, which makes finding stuff later a breeze."
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “I have started using the trial plan over the last few days and I have to say this is one of the very best pieces of software I have ever used. Intuitive, smart and full of hidden power. Everything is just in the right place and even billing & plans are transparent.”
    PHIL B.
    United Kingdom
  • "I wanted to provide some feedback that I am always pleased with your customer service. Whenever I have had any queries you respond timely and answer my queries and provide very good assistance."
    LAURA S.
    Australia
  • "For us using Folderit was a game changer. It also was a must that being a Chilean based company we could configure the program to be in Spanish. In summary it has been an excellent productivity and organizational tool for our company."
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • "I run a small international consultancy business, and we have recently opted for Folderit as our EDM system for legal documents. Congrats on creating such a fantastic, smooth and easy to use product, for small and medium businesses. It really is fantastic."
    ROB L.
    Netherlands
  • “I am amazed at your product as well as the simplicity and great UI that your team has built.”
    HARSHVARDHAN S.
    United Kingdom
  • “This software is brilliant, so easy to use but very powerful!”
    THOMAS R.
    UK
  • "By the way, let me congratulate you for the excellent software that you have built. It convinced me at first sight :-)"
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • "Awesome – this is an excellent service and we are VERY happy with it so far. Along with the excellent attitude of the support team of course!"
    MIKE L.
    Australia

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