Sistema de gestion documental

DMS galardonado para un almacenamiento, gestión y aprobación seguros y más sostenibles de documentos digitales.
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Características principales:
  • Fuente única de la verdad
  • Automatizar de forma fiable
  • Gestionar el acceso
  • Encontrar fácilmente
Más ecológico y sostenible
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Folderit Document Management System Software
Características See the Features
Cuando la Seguridad, la Sostenibilidad y la Facilidad de Uso Importan
Almacene de forma segura
Puede almacenar de forma segura cualquier tipo de archivo en Folderit. ¡Hasta 50 GB por archivo!
PUNTOS DESTACADOS
  • Cifrado de 256 bits
    La encriptación de 256 bits protege tus datos convirtiéndolos en un código que solo los usuarios autorizados pueden descifrar, garantizando su seguridad de acceso no autorizado. Este nivel de seguridad, por ejemplo, se usa en los bancos para proteger la información financiera.
    s Cifrado de 256 bits
  • Autenticación de dos factores
    La autentificación en dos factores (2FA) mejora tu seguridad al requerir un código de verificación de una aplicación de autentificación, además de tu contraseña.
    s Autenticación de dos factores
  • Conexiones SSL
    Las conexiones SSL (Secure Sockets Layer por sus siglas en inglés) encriptan los datos transmitidos entre tu navegador y nuestros servicios, garantizando que tu información se mantenga privada y protegida de la intercepción.
    s Conexiones SSL
  • Política de contraseñas personalizada
    Las políticas de contraseñas personalizadas te permiten definir reglas específicas para crear contraseñas seguras, como la longitud, complejidad y caducidad.
    s Política de contraseñas personalizada
  • Copias de seguridad triples
    Las copias de seguridad triples garantizan que tus datos se almacenen de manera simultánea en múltiples ubicaciones para una seguridad y fiabilidad máximas. Esto significa que, ante la improbable situación de que se produzca un fallo en un sitio, tus datos se mantendrán seguros y accesibles.
    s Copias de seguridad triples
  • Papelera de reciclaje sólo visible para los administradores de cuentas
    La Papelera de Reciclaje, visible solo para los administradores de las cuentas, garantizan que los archivos eliminados se puedan revisar si es necesario.
    s Papelera de reciclaje sólo visible para los administradores de cuentas
  • Integración de MS Entra ID y Okta SSO
    Esta integración permite la gestión de identidades centralizada, el inicio de sesión único (SSO) y las robustas políticas de privacidad, asegurando que los usuarios puedan tener acceso fácil y seguro a los recursos mientras que los administradores mantienen el control sobre los permisos de usuario y la protección de datos.
    s Integración de MS Entra ID y Okta SSO
Gestionar el acceso
Es muy fácil compartir recursos a cualquier nivel con personas, grupos de usuarios o con un enlace de acceso público.
NIVELES DE PERMISO
  • Sólo vista previa
    El nivel de permiso de Solo Visualización permite a los usuarios ver los documentos sin poder imprimirlos, descargar, editar o incluso seleccionar y copiar el texto.
    s Sólo vista previa
  • Sólo para subir
    El permiso de Solo Enviar permite a los usuarios añadir archivos nuevos a una ubicación designada sin la posibilidad de ver, descargar o modificar el contenido existente. Esta función es perfecta para casos en los que se necesita enviar documentos sin conceder el acceso a otros archivos confidenciales.
    s Sólo para subir
  • Vista previa y descarga
    Este nivel de permiso permite a los usuarios ver documentos, al igual que imprimirlos y descargarlos.
    s Vista previa y descarga
  • Editor
    El permiso de Editor concede a los usuarios el control total sobre los recursos compartidos, incluida la capacidad de ver, editar, eliminar y gestionar archivos y configuraciones.
    s Editor
  • Permisos granulares personalizados
    Los Permisos Personalizados permiten un control preciso sobre las acciones de los usuarios, como alternar la visibilidad del registro de auditoría, permitir solo la edición en línea y restringir las descargas u otras actividades. Esta flexibilidad asegura que el acceso de cada usuario se alinee a la perfección con su función y las necesidades de seguridad del recurso compartido.
    s Permisos granulares personalizados
Encontrar fácilmente
Realice búsquedas a partir del contenido de los archivos, añada sus metadatos personalizados y relacione los archivos que van juntos.
PUNTOS DESTACADOS
  • Indexación de contenidos OCR
    La indexación de contenidos OCR (Optical Character Recognition) permite la conversión de los documentos escaneados e imágenes en texto apto para búsqueda. Puedes encontrar documentos basándote solo en su contenido, ¡no solo el nombre del archivo!
    s Indexación de contenidos OCR
  • Filtrado avanzado
    El Filtro Avanzado ofrece potentes herramientas para refinar tus búsquedas mediante filtros de metadatos, campos de metadata personalizados, intervalos de fechas, fechas de vencimiento y más. Esto te permite localizar rápidamente los archivos relevantes en función de criterios específicos como el estado del proyecto, tipo de documento y plazos clave.
    s Filtrado avanzado
  • Metadatos personalizados
    Los Metadatos Personalizados te permiten definir varios tipos de campos de metadatos, como texto, números, fechas y listas desplegables para cada documento. Esta flexibilidad te permite adaptar los atributos de datos a tus necesidades específicas, mejorando la organización, facilidad de búsqueda y gestión de tus archivos.
    s Metadatos personalizados
  • Vinculación de archivos
    Vincular y relacionar los recursos te permite conectar archivos, carpetas y links externos del sistema, creando una red de documentos y recursos relacionados.
    s Vinculación de archivos
  • Historial de archivos ilimitado
    El Historial de Versiones garantiza que cada cambio hecho en el documento se guarde automáticamente, sin límite en el número de versiones guardadas. Cuando usas Ia integración de Office 365, el control de versiones se realiza de forma automática.
    s Historial de archivos ilimitado
Automatizar de forma fiable
Ahorre tiempo y trabaje de forma más eficaz dejando que el sistema trabaje por usted.
PUNTOS DESTACADOS
  • Flujos de trabajo de aprobación
    Los flujos de trabajo automatizan el proceso de revisión y aprobación de los documentos, permitiendo que establezcas tus rutas personalizadas y asignar tareas a cada miembro del equipo. Tras completar el flujo de trabajo, el sistema genera un resumen en PDF que incluye el documento enviado para ser aprobado y lo adjunta como página final.
    s Flujos de trabajo de aprobación
  • Flujos de trabajo de firma electrónica
    Folderit eSign ofrece capacidades ilimitadas de firma electrónica dentro del plan Personalizado, garantizando flujos de trabajo de documentos ágiles y seguros. Además, se integra perfectamente con DocuSign para una compatibilidad más amplia y admite formatos de eID como XAdES y ASIC-E para la verificación avanzada de identidad digital con el número de identificación, Smart ID y Mobile ID.
    s Flujos de trabajo de firma electrónica
  • Flujos de trabajo de acuse de recibo
    Los Flujos de Trabajo de confirmación son perfectos para distribuir documentos como regulaciones de seguridad y políticas que requieren confirmación del usuario, garantizando el cumplimiento de las normas ISO y otros requerimientos regulatorios. Esta característica hace el seguimiento de quién ha leído y confirmado cada documento y ofrece un registro claro para los auditores demostrando el cumplimiento de forma eficaz.
    s Flujos de trabajo de acuse de recibo
  • Numeración automática personalizada
    La numeración automática de documento te permite establecer esquemas personalizados de numeración para tus archivos, integrando campos de metadatos personalizados en el sistema de numeración. Esta función ayuda a mantener un proceso de gestión de documentos estructurado y coherente.
    s Numeración automática personalizada
  • Recordatorios
    Se pueden configurar recordatorios tanto para los usuarios como para los grupos permitiendo programar notificaciones con un mensaje personalizado y un enlace al recurso correspondiente. Solo tienes que escoger una fecha y una hora para asegurarte de que todos estén informados y al tanto de las tareas y plazos, como revisiones de documentos o las actualizaciones de las políticas.
    s Recordatorios
  • Automatización de retención de documentos
    La Automatización del tiempo de retención te permite establece programas automatizados en base al tiempo que se deben conservar los archivos o carpetas antes de ser archivados o eliminados. Esto se puede personalizar por archivo o por carpeta, garantizando el cumplimiento de las políticas de retención.
    s Automatización de retención de documentos
  • Correo electrónico para carpetas
    Se puede asignar a cada carpeta en Folderit una dirección de correo única para enviar los archivos adjuntos directamente a la carpeta escogida por correo electrónico guardando los datos del remitente, el asunto y el contenido del correo como metadatos para una organización y recuperación fácil. Esto es perfecto para el flujo de trabajo como escanear a correo electrónico, o cuando necesites almacenar documentos de forma rápida y segura.
    s Correo electrónico para carpetas
Obtenga una visión general
Obtenga una visión completa o de cualquier acción realizada por cualquier persona en su DMS. Y de todos los recursos compartidos.
PUNTOS DESTACADOS
  • Cuadro de mandos y herramientas de informes
    Estas herramientas ofrecen un panel de administración completo con listas de la organización, incluyendo informes de duplicados, documentos pendientes de decisión en cualquier flujo de trabajo, informes de finalización del tiempo del tiempo de retención y documentos vencidos o próximos a vencer. Además, proporciona una visión detallada de todos los archivos. Todo exportable a Excel, PDF, CSV y más. Cada usuario dispone de un panel personalizado con sus tareas.
    s Cuadro de mandos y herramientas de informes
  • Registros de auditoría completos
    Los registros de auditoría registran cada acción de los archivos, carpetas y de toda la organización, tanto por usuarios o por terceros. Se marca cada tiempo de acción para un seguimiento preciso. Estos datos se pueden exportar en varios formatos, como Excel, CSV, y PDF para la elaboración de informes completos, su cumplimiento y supervisión.
    s Registros de auditoría completos
  • Resumen de todos los recursos compartidos
    Esto proporciona una lista centralizada de todos los documentos y carpetas compartidos con usuarios y no usuarios, incluidos los compartidos mediante enlaces públicos. Esta función te permite garantizar que gestiones los permisos y revoques el acceso en cualquier momento para mantener la seguridad y confidencialidad.
    s Resumen de todos los recursos compartidos
  • Notificaciones
    Las notificaciones personalizables permiten a los usuarios seleccionar qué alertas y con qué frecuencia las quieren recibir, incluyendo las actualizaciones de documentos compartidos, solicitudes de aprobación y las peticiones de firma.
    s Notificaciones
Sáquele más partido
Lleve las cosas al siguiente nivel con integraciones y compatibilidad con múltiples plataformas.
PUNTOS DESTACADOS
  • Múltiples subcuentas de empresa
    Crea y gestiona subcuentas separadas para diferentes entidades empresariales o ubicaciones, cada una con sus propios miembros de equipo, grupos de usuarios e incluso administradores. Cambia fácilmente entre ellas bajo una sola cuenta de usuario.
    s Múltiples subcuentas de empresa
  • Integración con Microsoft Office 365
    La integración de Microsoft Office 365 está incorporada para crear y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint directamente desde el sistema de Folderit.
    s Integración con Microsoft Office 365
  • Outlook Add-in
    El Complemento Folderit Outlook te permite enviar correos electrónicos seleccionados directamente desde Outlook a cualquier carpeta escogida de Folderit.
    s Outlook Add-in
  • Integración de firma electrónica DocuSign
    Empieza flujos de trabajo DocuSign directamente en Folderit y recibe automáticamente documentos firmados en el sistema.
    s Integración de firma electrónica DocuSign
  • Optimización completa para móviles y tabletas
    Folderit DMS está totalmente optimizado para usarse en el móvil y la Tablet, proporcionando una experiencia perfecta en todos los dispositivos, tanto si estás gestionando documentos, obteniendo aprobaciones o accediendo a reportes, puedes disfrutar de una navegación intuitiva y una funcionalidad completa sobre la marcha.
    s Optimización completa para móviles y tabletas
  • Aplicación de escritorio
    Folderit Sync es una aplicación de escritorio que sincroniza tus archivos en tus ordenadores, garantizando que tengas un acceso a los últimos documentos tanto con acceso a internet como sin él. Permite una gestión fácil de tus filas directamente desde tu escritorio, manteniendo tus datos sincronizados y seguros.
    s Aplicación de escritorio
  • Almacene e incruste URL
    Almacena e inserta URLs externos en Folderit, permitiéndote abrirlos en un iframe o en una pestaña separada. Estas URL pueden vincularse a otros elementos, incluir metadatos y gestionarse como cualquier otro documento.
    s Almacene e incruste URL

Una solución más sostenible y ecológica para la gestión de documentos.

Utilizamos Amazon Web Services como nuestra plataforma en la nube, que está en proceso de convertirse en 100% alimentada con energía verde para 2025.

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Folderit es el DMS más fácil de usar del mundo. Le Ahorrará Tiempo y Dinero.

En Folderit valoramos profundamente a nuestros clientes y trabajamos muy duro cada día para ofrecerles un software DMS que sea diferente en todos los sentidos correctos. Folderit está desarrollado para personas como usted que valoran la seguridad y la privacidad.

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TESTIMONIOS DE CLIENTES

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Folderit DMS es fácil de usar, seguro y asequible. Esto, en combinación con nuestro excelente equipo de soporte ¡es exactamente lo que buscan nuestros clientes!

  • “Para nosotros, usar Folderit fue un cambio radical. También era imprescindible que, siendo una empresa con sede en Chile, pudiéramos configurar el programa en español. En resumen, ha sido una excelente herramienta de productividad y organización para nuestra empresa.“​
    Christian C. / General Manager
    Santa Maria / Chile
  • “Hemos estado usando Folderit durante los últimos cinco años con completa satisfacción para almacenar documentos relacionados con nuestro Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Folderit es increíblemente fácil de usar, seguro y asequible, lo que hace que nuestros documentos sean accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento.”
    Sjoerd K. / General Manager
    MedCat / Países Bajos
  • “Folderit DMS ha sido un cambio radical para nuestro equipo de cuentas por pagar. Comenzamos a usarlo para organizar nuestras facturas y recibos, y ha hecho la vida mucho más fácil. Los campos de metadatos son súper útiles: podemos etiquetar todo con nombres de proveedores, fechas y montos, lo que hace que encontrar las cosas más tarde sea muy sencillo.”
    Paul K. / Director of Operations
    Crabtree’s Carpet & Flooring / USA
  • “I have started using the trial plan over the last few days and I have to say this is one of the very best pieces of software I have ever used. Intuitive, smart and full of hidden power. Everything is just in the right place and even billing & plans are transparent.”
    PHIL B.
    Reino Unido
  • “Quería proporcionar algunos comentarios y decir que siempre estoy satisfecho con su servicio al cliente. Siempre que he tenido alguna consulta, responden de manera oportuna, responden a mis preguntas y brindan una asistencia muy buena.”
    LAURA S.
    Australia
  • “Dirijo una pequeña empresa de consultoría internacional y recientemente hemos optado por Folderit como nuestro sistema de gestión documental para documentos legales. Felicitaciones por crear un producto tan fantástico, fluido y fácil de usar para pequeñas y medianas empresas. Realmente es fantástico.”
    ROB L.
    Netherlands
  • “Estoy asombrado con su producto, así como con la simplicidad y la excelente interfaz de usuario que su equipo ha creado.”
    HARSHVARDHAN S.
    Reino Unido
  • “Este software es brillante, ¡muy fácil de usar pero muy poderoso!”
    THOMAS R.
    Reino Unido
  • “Por cierto, permítame felicitarlo por el excelente software que ha creado. Me convenció a primera vista :-)“​
    DUARTE G. H.
    Portugal
  • “Increíble – este es un servicio excelente y estamos MUY contentos con él hasta ahora. ¡Y, por supuesto, con la excelente actitud del equipo de soporte!”
    MIKE L.
    Australia

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