Seoses üleminekuga täisdigitaalsele dokumendihaldusele tuleb ettevõtetes aina rohkem läbi mõelda paberdokumentide digiteerimise ja digiteeritud failide säilitamise otstarbekas ning finantsiliselt optimaalne korraldus.
Digiteerimise tulemusena on võimalik peaaegu kõiki algselt füüsilisel kujul olnud infokandjaid lugeda ja vaadata arvuti või nutitelefoni ekraanil. Paberdokumentide digiteerimine toob kaasa dokumentide kiirema leitavuse ja suurema kasutusmugavuse ning kättesaadavuse, lihtsustab arhiivihaldust ja samuti aitab soovi korral vabaneda paberarhiivist. Samas peab siiski leidma sobivad tehnilised lahendused, et tagada dokumentide tõendusväärtuse säilimine ja vältida kaasnevaid riske.
Eesti kehtivad õigusaktid (arhiiviseadus ,arhiivieeskiri, määrus „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja raamatupidamisseadus) lubavad pärast digiteerimist algse teabekandja (paberdokumendi) hävitada. Tingimuseks on siiski, et digiteerimisprotsess oleks nõuetelevastav ja digiteerimise tulemus kontrollitav. Digiteerimisprotsessi reguleerimiseks peaks see olema kirjas auditeeritud digiteerimisprotseduuris, mis fikseeritakse asjaajamiskorras, teabehalduskorras või muudes dokumendihaldust reguleerivates juhistes. Kindlaks teha (näiteks logidest) peab saama, kes on dokumendi digiteerija, digiteerimise aeg ja kirjas olema ka kasutatav tarkvara. Oluline on siinkohal tehniline kontroll – tuleb veenduda, et kõik dokumendi lehed oleks skaneeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav. Samuti on vajalik kontrollida, et fail oleks avatav. Nii tagame teabe autentsuse, usaldusväärsuse, tervikluse ja kasutatavuse.
Avaliku sektori asutused peavad arhiiviväärtuslikeks hinnatud dokumentide puhul siiski enne skaneeritud paberdokumendi hävitamist avalikult arhiivilt selleks loa saama. Samuti tuleks olla tähelepanelik omakäeliselt allkirjastatud dokumentide algse teabekandja hävitamisega (teatud juhtudel võib olla vajalik näiteks käekirjaekspertiisiks). Paberkandjal dokumendi säilitamise vajadus võib tuleneda ka õigusakti nõuetest.
Ettevõttesse saabunud paberdokumendid tuleks jooksvalt digiteerida ja hõlmata elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi, kasutusel olevatesse infosüsteemidesse või ühiskasutusega võrguketastele. Vastavalt kehtivate õigusaktide nõuetele peavad avaliku sektori asutused looma ja omavahel vahetama elektrooniliselt. Täisdigitaalsele asjaajamisele üleminekuks soetati näiteks Sotsiaalkindlustusametis selleks välisfondide rahastust kasutades uued skannerid, ühtlasi muudeti ja kaasajastati kogu teabehalduse, dokumendiringluse ja arhiivihalduse korraldust. Digiteerimine aitab vabaneda dokumendihalduses sageli segadust tekitavatest hübriidtoimikutest, milles osa dokumente on paberil, osa aga digitaalsed – need toimikud muudetakse täisdigitaalseks. Pikaajalise säilitustähtajaga ja olulise tõendusväärtusega dokumentide säilimise tagamiseks peab arvestama, et nad tuleb kas koheselt luua või võimalikult kiiresti viia (konverteerida) arhiivipüsivasse vormingusse. Arhiivivormingute loetelu leiab arhiivieeskirjast. 2020. aasta alguses kinnitatakse uus loetelu, mis on soovituslik ja milles on tunduvalt laiendatud arhiivivormingute ringi – lisandusid näiteks tabelvormingud (Excel), e-kirjade, esitluste ning projekteerimistarkvara vormingud, samuti laialt kasutusel oleva vabavara OpenOffice vormingud. Tunduvalt laiendatakse tekstidokumentide arhiivivormingute hulka, näiteks laialt levinud tekstidokumendi formaat DOCX ja fotode puhul lisandub JPEG formaat. PDF-formaadi kasutamisel peab arvestama, et digiteeritud failid peaksid olema alamvormingus PDF/A-2u.
Kui ettevõttes on kavas suurem digiteerimisprojekt, näiteks aastate jooksul moodustunud paberarhiivi või sellest suure osa digiteerimine, peaks arvestama ka töö maksumusega ja võimalike riskidega. Kindlasti tuleb läbi mõelda töö- ja ajakulu suurus, digitaalsete failide säilitamisvõimalused. Võib näiteks juhtuda, et ettevõtte võimalusi kaaludes näeme, et selleks ei jätku ressursse, näiteks ei piisa tööjõudu või pole vajalike omadustega skannereid. Digiteerimisteenust on võimalik sisse osta ka väljastpoolt – digiteeritakse ettevõttes kohapeal või teenusepakkuja juures. Samuti on võimalik rentida vajalikke seadmeid ja tarkvara, kasutada majutusteenust. Osa eraarhiividest pakuvad ka täisteenust paberarhiivi haldamise, dokumentide digiteerimise ja digiteeritud failide säilitamise näol. Juhul, kui on otsustatud digiteerida ise, peab arvestama lisaks skannerite hinnaklassile ka sellega, millises formaadis on skaneeritavad paberdokumendid ja milline on tehniline tugi skannerite hoolduseks. Abi digiteerimisprojekti kavandamiseks ja teostamiseks – terminid ja määratlused, failide nimetamise reeglid, soovitused kvaliteedikontrolliks ning parima praktika juhised leiab standardist ISO/TR 13028:2010 „Juhised dokumentide digiteerimise korraldamiseks“.
Kuid kuidas säilitada digiteeritud faile, mille kogumaht võib olla vägagi suur? Peale mahu prognoosimise tuleb arvestada veel säilitamise turvalisusega, varundusvõimalustega, kiire otsivõimalusega, õiguste haldamise ja ligipääsuvõimalustega peale arvuti ka nutiseadmetest. Ka failide säilitamine võib osutuda küllaltki kulukaks, mistõttu eeldatav maht tuleks võimalikult täpselt prognoosida ja planeeritava lahenduse plussid-miinused hoolikalt läbi mõelda. Vähemtähtis pole ka säilituskeskkonna loogiline ja lihtne struktureeritus ning hästi töötav otsingusüsteem, ilma milleta ei ole võimalik vajalikke faile kiiresti leida. Samuti peab olema võimalus faile säilitustähtaja möödumisel kustutamiseks eraldada.
Üheks parimaks lahenduseks digiteeritud failide säilitamiseks on elektrooniline dokumendihaldussüsteem. Millist neist valida? Avaliku sektori asutustele kehtestatud nõuded (näiteks juurdepääsupiirangute osas) on rangemad ja sellest tuleneb ka vajadus keerukama ning rohkemate võimalustega dokumendihaldussüsteemi järele.
Eraettevõtted peavad juhinduma vähematest õigusaktidest ja saavad valida lihtsamate ning odavamate lahenduste seast, mille juurutusprotsess pole nii ajamahukas. Neile on sobilik näiteks DHS Folderit, mis on pilvepõhine, lihtsalt kasutatav ja turvaline. Folderiti plussideks on digitaaldokumentide mitmekordne varundus ja säilitamine turvalises serveripilves. Säilitada on seal võimalik väga mahukaid faile – digiteeritud projekte, plaane, foto- ja videomaterjale. Samuti saab ligipääsu oma digitaaldokumentidele lisaks arvutile ka nutitelefonist ja tahvelarvutist. Oluliseks eeliseks on võimas OCR-tehnoloogiaga otsing (sh dokumendi sisust) ja lihtne versioonihaldus. Samuti saab leida sobiva lahenduse nii väikeettevõtte, kus palju dokumente ei teki kui ka dokumendimahukam organisatsioon.
Registreeru siin ja saad Folderiti proovida 30 päeva tasuta. Või võta meiega ühendust, et saaksime teha pakkumise digiteerimistööle!
