Selleks, et üldse arhiveerimisega alustada, peaksime omale eelnevalt selgeks tegema mõned küsimused.
- Milline on dokumentide säilitustähtaeg asutuses või ettevõttes,
- kas ja kuidas kasutatakse arhiveeritud dokumente ja
- kuidas toimub säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine.
Asutuse arhiiv tänapäeval ei ole kindlasti mitte seisev paberiladu, kust siis mingil hetkel teatud osa massist hävitatakse. Me arhiveerime ju dokumente ikka seepärast, et meil on neid vaja tulevikus ka kasutada, mitte lihtsalt kogumiskirest.
Arhiiv ladestub erinevatel põhjustel. Selleks on kas dokumendi teabeväärtus, tõestusväärtus, üht-teist hoiame ajaloolise või emotsionaalse väärtuse pärast. Viimane, tõsi küll, kehtib enamasti isiklike arhiivide puhul, dokumentide e paberite osas, millest me ei raatsi loobuda, kuid mis teiste inimeste jaoks mingit tähtsust ei oma.
Asutuse või ettevõtte arhiivi puhul on olulised teabe- ja tõestusväärtus, aga ka ajalooline väärtus. Me oleme korra juba kogunud infot, mille dünaamika jälgimine ajas võib asutusele oluline olla. Seepärast, mitte ei hakka seda uuesti otsima väljastpoolt, vaid pöördume oma arhiivi. Või me oleme mingil ajahetkel sunnitud tõestama, et meie tegevus on olnud seaduspärane.
Kindlasti peame arhiivi loomisel (vahet pole, kas paber- või digiarhiiv) arvestama, kas meie tööandja on Rahvusarhiivi kogumisallikas. Kindlasti on vaja tutvuda Rahvusarhiivi juhiste ja hindamisotsustega, mis on nende kodulehel ka saadaval.
Kui dokumentide süstematiseerimisel on hästi läbi mõeldud, kuidas neid arhiivist otsitakse ehk milliste parameetrite järgi kasutajad neid arhiivist küsivad, siis arvestades arhiivi ”raudset” süsteemi, saab dokumendi väljastada 2 minutiga. Tavapäraselt ladestub arhiiv tekkepõhiselt , st dokumendisarja järgi kronoloogiliselt.
Aga alati tuleb ette asutuse tegevusest lähtuvaid spetsiifilisi erisusi, mida on kindlasti otstarbekas järgida. Kui on korralikult läbi mõeldud dokumendi elukaare lõpp (st, arhiivi kasutamine ja hävitamine), siis iga süsteem on hea, mis töötab. Mida suurem on arhiivi maht, seda hoolikamalt tuleb arhiveerimine ja hävitamine läbi analüüsida.
Näitena võib tuua tervisekaardid (räägin siin paberdokumentidest), mille säilitustähtaeg oli nõukogude ajast alates 25 aastat. See tähendab 25 aastat dokumendi lõppemisest ehk viimasest kandest. Igal aastal pidi tervishoiuasutuses keegi sadu tuhandeid dokumente käsitsi läbi sorteerima ja jälgima sees viimast kannet. Need eraldati riiulitelt ja saadeti arhiivi. Kui inimene nt 4-5 aastat ei olnud sinna tervishoiuasutusse sattunud, siis kaarti registratuuris enam ei olnud. Kui ta hiljem mingil põhjusel uuesti tuli, avati uus tervisekaart. Arhiivi oli ta ju sattunud kande viimase kuupäeva järgi, mille alusel otsimine oli väga keeruline.
Täpselt sama probleem tabas arhiivi säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamisel: kui arhiivis olid kaardid süstematiseeritud ainult alfabeeti, siis iga kaardi puhul pidi arhivaar tuvastama viimase kande kuupäeva ja arvutama hävitamise aasta. 2000. aastate alguses muudeti säilitustähtaeg oluliselt pikemaks – 110 a patsiendi sünnist. Et loobuda iga-aastasest sorteerimisest, oli mõistlik luua uus süsteem – registratuuris süstematiseeriti kaardid sünniaasta ja tähestiku järgi. Ja igal aastal saadeti arhiivi selle aastakäigu, mille nn käive oli märkimisväärselt seiskunud. Mõned üksikud erandid välja arvata, mis ei tekitanud enam põhjendamatut koormust arhiivi laekumisel. Ja hävitamine säilitustähtaja möödumisel muutus ka palju lihtsamaks – vastava sünniaasta möödumisel eraldati kogu aastakäik tervikuna. Tänaseks on needki säilitustähtajad muutunud, kuid näitena tööprotsesside optimeerimisest on see kasutatav.
Kui on tegemist pika tegutsemisajalooga asutuse arhiiviga, siis suure tõenäosusega on aastakümnete jooksul nii mõnegi tegevuse lõpetanud asutuse arhiivifond sattunud teie asutuse arhiivi. Mida aeg edasi, seda vähem on tööl inimesi, kes mäletavad, miks ja kuidas. Kindlasti tuleb silmas pidada, et tegemist on sellisel juhul erinevate arhiivifondidega ning isegi, kui teises fondis asuvad samaliigilised dokumendid, ei tohi neid süstematiseerida praegu tegutseva asutuse kui õigusjärglase arhiivifondi. Näiteks, praegu on aktuaalne koolide teema. Väiksed maakoolid, mille tegevus viiakse üle lähima gümnaasiumi koosseisu, nende arhiivifondid tuleb lõpetada, mitte ümber korrastada gümnaasiumi fondi, kus siis on segamini kõik direktori käskkirjad sõltumata kooli nimetusest. Teine lugu on, kui asutus muudab nime. Sel juhul arhiivi ülesehitus ei muutu, kuid kaustadele ja arhiivikarpidele kantakse lihtsalt uus arhiivimoodustaja nimetus. Sel juhul muutuvad ka dokumendiplangid, rekvisiidid jms.
Mida teadlikum on arhivaar dokumentide sisust ja nende ladestumisest, seda edukam on ka arhiivist väljastamine. Ja ühtlasi on arhiiv kogu asutuse või ettevõtte toimimise peegelpilt. Kui arhiiv on korras, on kogu ettevõtte tegevus süsteemne ja korrektne.
