Dokumendihaldust reguleerib standard EVS-ISO 15489 :2004

Dokumendihaldus on üks juhtimise funktsioonidest, juhtimise tugifunktsioon, mille ülesanne on toetada organisatsiooni tegevusi. Dokumendihaldus peab tagama dokumentide autentsuse, usaldusväärsuse, terviklikkuse ja kasutatavuse.

Dokumendihalduse standard EVS-ISO 15489 :2004 esitab nõuded, mida organisatsioonil tuleb jälgida dokumendihalduse korraldamisel ja dokumendisüsteemi väljatöötamisel.

Organisatsiooni juht

vastutab

• dokumendihalduse poliitika, strateegia ja tulemuste eest,
• dokumendisüsteemi väljatöötamise eest;

kehtestab

• dokumendisüsteemi alusdokumendid
• asjaajamiskorra ja
• dokumentide loetelu (liigitusskeemi);

määrab

• dokumendihalduse korraldamise eest vastutava ja aruandva isiku.

Dokumendihalduse korraldaja

koordineerib dokumendi elukäiku:

• loob dokumentide loetelu (liigitusskeemi),
• korraldab dokumentide registreerimist,
• jälgib dokumentide juurdepääsupiiranguid,
• jälgib dokumentide täitmise tähtaegu,
• jälgib asjaajamiskorra järgimist organisatsiooni töötajate poolt,
• jälgib dokumenteerimist organisatsioonis ( keeleliselt ja tehniliselt korrektsete dokumentide vormistamine, dokumendimallide loomine),
• töötab dokumendihaldussüsteemiga (DHS),
• teeb/korraldab arhiivitööd (dokumentide säilitamise nõuete jälgimine, arhivaalide loetelu koostamine, dokumentide nõuetekohane hävitamine),
• konsulteerib (kolleegide nõustamine, koolitusvajaduse uurimine, koolituse läbiviimine).

Organisatsiooni töötaja

on vastutav ja aruandekohustuslik oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest, täidab asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus/liigitusskeemis sätestatud nõudeid.

Organisatsiooni dokumendihalduse korraldamisel tuleb juhinduda:

• kehtivast seadusandlusest, standarditest, juhistest ja
• organisatsiooni vajadustest.

Dokumendihalduse keskne osa on dokumendi elukäigu kontseptsioon. Sõltumata teabekandjast läbib dokument alates oma loomisest kuni hävitamiseni või arhiiviasutusse andmiseni rea etappe.

Eristatakse kolme etappi:

• aktiivne, dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides;
• väheaktiivne, dokumentides sisalduva teabe kasutussagedus on kahanenud. Dokumendid arhiveeritakse;
• mitteaktiivne, dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid hävitatakse või antakse arhiiviasutusele / hoitakse ise.

Igas etapis toimuvad dokumendiga teatud toimingud:

Dokumendi planeerimine

Otsus dokumendi loomisest või loomata jätmisest. Planeerimine väldib informatsiooni korduvat talletamist erinevates dokumentides. Teatud informatsioon jäädvustatakse alati konkreetses dokumendiliigis. Dokumendihaldus algab hetkest, kui planeeritakse luua dokument;

Dokumendi loomine/saamine

Loomine hõlmab dokumendi eelnõu/kavandi koostamist ja vormistamist, nõutavate protseduuride läbimist juriidilise jõu tagamiseks. Saabunud dokument vaadatakse läbi ja määratakse registreerimise vajalikkus;

Dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi

Registreeritakse ülesannete täitmisel loodud/saadud dokumendid. Registreerimine tõendab dokumendi olemasolu, võimaldab juurdepääsu dokumendile ja selle menetlemise jälgimise;

Dokumendi liigitamine ja säilitustähtaja määramine

Toimub kooskõlas dokumentide loeteluga/liigitusskeemiga;

Dokumendi menetlemine

Menetlemise käigus tuleb tagada kontroll dokumendi autentsuse ja terviklikkuse säilimise üle. Dokument peab olema kättesaadav neile, kellele see vajalik on ja kättesaamatu neile, kellel selleks õigused puuduvad;

Dokumendi liikumise jälgimine dokumendisüsteemis

Dokumendi organisatsiooni sisene liikumine peab olema pidevalt jälgitav. Informatsioon peab olema reaalajas kättesaadav, dokumendi asukoht peab olema teada;

Dokumentide üleandmine säilitamiseks

Elukäigu aktiivsest etapist väljunud dokumendid arhiveeritakse. Säilitamisele kuuluvad juriidilist jõudu omavad dokumendid, millega on võimalik midagi tõestada. Dokumentide, olemi kindlaks tegemiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks koostatakse arhivaalide loetelu/dokumentide terviklik nimekiri;

Dokumentide hävitamine

Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödas ja kasutusvajadus on lõppenud hävitatakse hävitamisakti alusel. Kui kasutusvajadus pole lõppenud tuleb säilitustähtaega pikendada.

Dokumendi elukäik nõuab järjepidevat juhtimist ja reeglite kehtestamist. Selleks tuleb välja töötada organisatsioonile sobiv dokumendisüsteem. Dokumendisüsteemi väljatöötamise eest vastutab organisatsiooni juht.

Dokumendisüsteemi toimimiseks kehtestab organisatsiooni juht dokumendihalduse alusdokumendid:

• asjaajamiskorra (määrab dokumendi elukäigu iga etapi jaoks toimingute teostamise viisi, vastutuse ja kontrolli, näiteks dokumentide vormistamise nõuded, registreerimise nõuded, juurdepääsupiirangute rakendamise jne) ja
• dokumentide loetelu/ liigitusskeemi (organisatsiooni tegevuse käigus loodavate ja     saadavate dokumentide planeerimiseks, liigitamiseks ja säilitustähtaegade määramiseks).