Kui dokumendihaldusele tähelepanu ei pöörata, tekib ettevõttes kaos

Dokumendihalduse vajalikkusest organisatsioonis võib rääkida pikalt, aga olulisim on teada, et vajalik on see igale organisatsioonile (ettevõttele, mittetulundusühingule, seltsile, klubile, ühistule jne), sest aitab:

1. maandada organisatsiooni tegevusega seotud riske (tehinguid ja kokkuleppeid saab tõendada usaldusväärsete ja autentsete dokumentidega);

2. kontrollida organisatsiooni tegevuse vastavust õigusaktide nõuetele (kõik võetud kohustused on täidetud);

3. kaitsta organisatsiooni teaberessursse (juurdepääsupiirangute ja – õiguste kehtestamine, et tagada dokumentide kasutamine üksnes autoriseeritud isikute poolt);

4. tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvus

Iga organisatsioon loob dokumente vastavalt oma eesmärkidele ja vajadustele. Vajaduse kindlakstegemiseks hinnatakse teabe tähtsust organisatsiooni jaoks ja riske, mis tekivad, kui dokumente ei looda, või neid hävitatakse kontrollimatult, puudub juurdepääs dokumentidele või dokumendisüsteem on puudulik. Tähtis on, et oleks ülevaade tegevuste käigus tekkivast teabest ja dokumenteerimise nõuetest. Dokumendihaldus, toetades ettevõtte tegevust, võimaldab õigeaegselt teha õigeid otsuseid, säilitab organisatsiooni „mälu“ ja vähendab töötajate tegevuse ebaefektiivsust.

Kui dokumendihaldusele tähelepanu ei pöörata — puuduvad dokumentide vormistamise nõuded, dokumente ei registreerita, dokumentide säilimine pole tagatud — tekib kaos. Kui vajalikku dokumenti pole võimalik leida, võib see organisatsioonile rohkem maksma minna kui korrektsele dokumendihaldusele tehtud kulutused. Tekivad probleemid suhtlemisel klientidega, ressursside raiskamine ja ebausaldusväärse maine kujunemine. Otsused ei saa olla paremad kui informatsioon, millel nad rajanevad.