Dokumendihaldussüsteem (DHS) on oluline tööriist igale organisatsioonidele, eriti aga neile, kes peavad haldama suurt hulka dokumente. Metaandmete kasutamine aitab DHSis kasutajatel dokumente tõhusamalt leida ja korraldada.

Selles artiklis uurime erinevat tüüpi metaandmete kasulikkust ja DHS-is oma kohandatud metaandmete väljade määratlemise eeliseid.

Metaandmed on teave, mis kirjeldab dokumenti, nt selle autor, märksõnad, loomise kuupäev või teema. Metaandmete seostamine dokumentidega aitab kasutajatel dokumente hõlpsamini otsida ja leida. Siin on mõned näited erinevat tüüpi metaandmetest ja nende kasulikkusest Folderit DHS-is.

1. Märksõnad: need on dokumendiga seotud sildid. See võib olla kasulik ühist teemat jagavate dokumentide rühmitamiseks. Näiteks võib konkreetse projektiga seotud dokumentide komplekt olla märgistatud projekti nimega, mis muudab kõigi asjakohaste dokumentide korraga leidmise lihtsaks.
2. Stringid: string on märkide jada (kõnakmbinatsioon, numbrijada, segu mõlemast), mida saab kasutada dokumendi üksikasjalikumaks kirjeldamiseks. See võib olla kasulik lisateabe lisamiseks dokumendile, mis ei sisaldu failinimes ega pealkirjas. Näiteks võib dokument olla märgistatud stringiga, mis kirjeldab selle eesmärki või sihtrühma. Või olla nt metaandmeväli “Kliendi number:”.
3. Nimekiri: nimekiri ehk loend on üksuste kogum, mida saab kasutada dokumentide kategoriseerimiseks. See võib olla kasulik dokumentide korraldamisel kindlatesse rühmadesse või kategooriatesse. Näiteks võib erinevate toodetega seotud dokumentide komplekti liigitada toote tüübi või kategooria järgi. Ettevõtte mitme asukoha puhul võib olla nimekiri erinevatest asukohtadest, mis võimaldab hiljem leida kõik lepingud, kus on Asukoht märgitud Tabasalu vms.
4. Kuupäev ja kellaaeg: kuupäeva ja kellaaega saab seostada dokumendiga, et näidata, millal see loodi, muudeti või avaldati. See võib olla kasulik dokumentide filtreerimiseks ja sortimiseks nende vanuse või asjakohasuse alusel. Näiteks võib konkreetse sündmusega seotud dokumentide komplekti filtreerida sündmuse kuupäevavahemiku alusel.
5. Märkeruut: “linnukest” saab kasutada selleks, et näidata, kas konkreetne tingimus on tõene või väär. See võib olla kasulik dokumentide kategoriseerimiseks nende oleku või valmimise alusel. Näiteks võib projektiga seotud dokumentide komplekti märgistada “linnukesega”, mis näitab, kas need on lõpetatud või pooleli.
6. URL: veebiaadress on teatud tüüpi metaandmed, mida saab kasutada dokumendi linkimiseks kindla veebiaadressiga. See võib olla kasulik dokumentide puhul, mis on seotud konkreetse veebisaidi või veebiressursiga. Näiteks võib tootejuhend sisaldada URL-i, mis viitab ettevõtte veebisaidil olevale videoõpetusele.
7. Täisarv: need on teatud tüüpi metaandmed, mis esindavad täisarvu. See võib olla kasulik dokumentide puhul, mis on seotud kindlate arvväärtustega, nagu arve numbrid või projekti ID-d või lepingu mahud. Kasutades DHS-is täisarve, on võimalik nende arvväärtuste alusel dokumente kiiresti filtreerida ja sorteerida, kasutades otsingus “rohkem kui”, “vähem kui”, “täpselt” jms valikuid.
8. Komakohaga arv: kümnendkoht on metaandmete tüüp, mis esindab arvu koos murdosaga. See võib olla kasulik dokumentide puhul, mis on seotud konkreetsete rahaliste väärtustega, nagu arved või ostutellimused. Kasutades DHS-is kümnendkohti, on võimalik nende rahaliste väärtuste alusel dokumente kiiresti filtreerida ja sorteerida.
9. E-posti aadress: e-posti aadress on teatud tüüpi metaandmed, mida saab kasutada dokumendi seostamiseks konkreetse meilikonto või kasutajaga. See võib olla kasulik dokumentide puhul, mis on seotud organisatsiooni konkreetsete isikute või osakondadega. Näiteks võib personalipoliitikaga seotud dokument sisaldada metaandmetena personaliosakonna e-posti aadressi.

Metaandmed on DHS-i oluline aspekt ja üks kasulikumaid funktsioone andmete struktureerimisel. See aitab kasutajatel Folderitis hõlpsasti otsida ja hallata dokumente, olenemata nende asukohast ja failide nimedest otsingus aga ka kausta vaadetes. Metaandmeid kasutades saate lisada oma dokumentidele väärtuslikku konteksti, mis muudab need leitavamaks ja kasulikumaks. Pidage meeles, et kõik metaandmed ei ole võrdsed ja peaksite hoolikalt kaaluma, millist tüüpi metaandmed on teie organisatsiooni vajaduste jaoks kõige kasulikumad. Oma kohandatud metaandmete väljade määratlemise võimalusega saate kohandada oma DHS-i oma konkreetsetele nõuetele ja optimeerida oma dokumendihaldusprotsessi.