Arvete kinnitamine, ehk kinnitusring/kooskõlastusring on oluline protseduur. Paljudes organisatsioonides valitseb arvetega selline kord, et neid enne kinnitamist tasuda ei tohigi. Mõnel juhul peab kinnitama vaid üks inimene, näiteks juhataja, mõnel juhul on kooskõlastusring laiem. Kõigilt iga arve puhul aga ükshaaval kinnitust küsimas käia on mõistagi väga tüütu ja pealegi ajakulukas, mis omakorda tähendab vähem aega sisulise tööga tegelemiseks.
Sellised kinnitusringid käivad paljudes organisatsioonides endiselt paberil, ehk kontoris — vahel ka erinevate kontorite vahel — ringlebki reaalne füüsiline dokument. Ilmselgelt peab olema olemas mingi parem võimalus! Ja ongi.
Folderit dokumendihaldussüsteem võimaldab organisatsioonil sisuliselt paberivabaks muutuda. Selles saab säilitada, lisainfoga varustada, jagada ning kinnitada kõiki dokumente, mida organisatsioon vajab. Valida saab nii paralleelse kooskõlastamise (kus kinnitajad saavad dokumendile ligi samal ajal, läbisegi) ja järjestikuse kinnitamise vahel, mille puhul saadab süsteem esmalt kinnituskutse esimesele, kui see on reageerinud, siis teisele, seejärjel kolmandale jne.
Kinnitusringi algataja saab pidevalt progressi jälgida — kelle kord on kinnitada, kes on resolutsiooniga nõustunud ja kes mitte ning millise põhjendusega.
Folderit dokumendihaldussüsteem on pilvepõhine, ega vaja mingit installeerimist või IT-lisakulusid. Hinnad algavad 8,99 eurost kuus tervele organisatsioonile (mitte ühele kasutajale!) ja selles sisaldub 250 GB ruumi, jagamisvõimalused, meenutused, metainfo, võimas otsing ja muud. Muuda oma organisatsioon selgemini toimivamaks ja efektiivsemaks — muuda dokumentide kooskõlastusring digitaalseks!
