Mõned firmad kasutavad oma digidokumentide haldamiseks Dropboxi, Google Drive’i, Microsofti OneDrive’i vm pilveteenuseid, mis võimaldavad faile peamiselt lihtsalt talletada. Sest, oleme ausad, see on kindlasti parem kui neid digidokumente lihtsalt oma arvutis või firma serveris hoida, kus lokaalne õnnetus need hävitada võib. Samuti pääseb siis dokumentidele ligi ka kontorist eemal olles. Aga kõigil neil eelpool nimetatutel on üks ühine häda, mis muudab nad dokumendihalduseks kui mitte sobimatuks, siis vähemalt väga kehvaks alternatiiviks päris dokumendihaldustarkvarale küll.
Sellised teenused lasevad suures piires faili üles laadida ja hiljem alla laadida, aga seda on äärmiselt vähe. Ütleme, et tegemist on arvega. Arvete nimed on üldjuhul “Arve_1704.pdf” või heal juhul “Arve_Firmanimi_1704.pdf”. Seega selleks, et seda arvet hiljem leida, pead sa juba teadma selle täiesti meeldejäetamatut failinime. Dokumendihaldus, näiteks Folderit, lubab sul aga failinime samaks jätta, ent lisada sinna veel terve hulga nö metainfot. Ehk infot info kohta. Pealkiri, allkirjastajad, sildid, märkmed jm väljad on juba vaikimisi loodud, aga soovi korral saab neid ka enda eelistuste kohaselt juurde lisada. Nii saab näiteks “Arve_1704.pdf” endale lisainfona külge, et selle on väljastanud Kaspar Kask, see puudutab projekti “Sooduskampaania X”, see kuulub siltide “arved, finants, kaspariasjad” alla jne. Ning kui hiljem arvet vaja on, siis ei pea meenutama failinime, vaid piisab kui mäletad väljastajat, projekti või mõnda siltidest. Absoluutselt lihtne! Samuti igasuguste lepingutega, mis kannavad üldjuhul nime “Leping:136_akt_2_lõplik.ddoc” vms, millest taas failinime järgi midagi asjalikku välja luged aon võimatu. Ning faili originaalnime ei tahaks ju muuta, et hiljem kliendil/partneril sama nimega fail oleks ja kõik näiteks ka meilidest leitav oleks.
Dokumendihaldus lubab failidele lisada ka näiteks meenutused. Folderit lubab lisada mitmeid meenutusi, näiteks üks, mis läheb sinu valitud sõnumiga sinu valitud adressaadile ajal X, samas kui teine läheb teisele adressaadile nädal või mistahes muu ajaühik hiljem.
Muidugi on dokumendihalduse puhul oluline rõhk ka dokumentide jagamisel. Folderit lubab jagada nii üksikfaili, kausta, teemat ja ka kogu kontot! Õigustena saab määrata nii faili nägemise ja allalaadimise kui ka metaandmete muutmise ja faili kustutamise.
Folderit dokumendihaldus võimaldab veel paljut. Näiteks:
- Dokumentide digitaalset kinnitamist tänu mugavalt algatatavatele ja jälgitavatele kinnitsuringidele/kooskõlastusringidele
- Dokumentide versioonide säilitamist ühtsete metaandmetega. Lihtsalt laadi üles uus fail ja see salvestub antud dokumendi värskeima versioonina. Kõik vanad on alati taastatavad, seejuures jääb alles ka värskeim, midagi ei kustutata enne kui Sina neid ei kustuta.
- Failide saatmist e-mailiga otse dokumendihaldussüsteemi (Forward > ja e-mailile manustatud fail on edaspidi kättesaadav ka sinu Folderiti konto alt).
- Tõeliselt turvalist dokumentide käitlemist tänu SSL-ühendusele ja kõikide failide krüpteerimisele serveris. Neid ei näe isegi meie.
- Turvalisus küberrünnakute ja viiruste osas
Ka nii lihtsat kohalikku varundust ei võimalda tavalised “pilvekõvakettad”. Folderit dokumendihaldussüsteem lubab sul ühe klikiga alla laadida kasvõi kogu oma konto sisu ühe ZIP-failina, seejuures säilub selles kogu sinu loodud kaustade struktuur!
Seega küsimus polegi mitte selles, kas Folderi dokumendihaldussüsteem on parem, vaid selles, kas sa seda juba kasutad.
