Dokumendi mõte on olla vajalikul hetkel käepärast, et midagi tõestada. Seega, kui dokumendi leidmine on väga aeganõudev või lausa võimatu, pole sageli enam oluline, kas see dokument üldse eksisteeribki. Kui klassikalises dokumendihalduses on teada, kus dokument on — olgu selleks siis kindel sahtel kartoteegis või teatud kaust elektroonilises failisüsteemis — siis selle kättesaadavus igal ajahetkel ja kõigi sellele ligipääsema pidavate inimeste poolt on endiselt probleemne.
Online dokumendihaldussüsteemi puhul on eemaldatud ka kaks viimast takistust. Dokument eksisteerib serveris, millele saab ligi kõikjalt maailmast samaaegselt igaüks, kel selleks volitus on. Olgu sa Eestis, Lätis, Ameerika Ühendriikides või Peruus — kõik, mida sa mistahes dokumendile ligipääsemiseks vajad, on internetiühendus ning arvuti või nutitelefon. Saad vajalikud faktid KOHE üle vaadata. Saada olulise dokumendi KOHE soovitud kohta edastada või sellele lihtsalt valitud inimestele ligipääsu lubada. Selleks pead teadma vaid kontakti meiliaadressi, kellele dokumenti või dokumentide kausta jagada tahad.
Folderit dokumendihaldus asub serveripilves, mis muudab dokumentide säilimise üliturvaliseks, võrreldes nende hoidmisega konkreetse füüsilise asukohaga dokumendiserveris. Ei ole olemas kõvakettariket, tulekahju, uputust, vargust, ega vandalismi, mis Folderit dokumendihaldussüsteemis asuvaid faile kahjustada saaks. Sinu dokumendid on Folderit dokumendihaldussüsteemis kaitsutud ka praegu kulutulena leviva ja kohutavate tagajärgedega krüptolunavara eest.
Ideaalne on ka see, et mingit tarkvara selleks ühtegi arvutisse või serverisse installeerida pole vaja. Tegelikult pole vaja isegi mingeid IT-eriteadmisi. Pole mingit vahet, kas kasutad Windowsit, Mac OS’i, Linuxit, Chrome OS’i vms. Samuti ei pea arvutisse olema laetud Office’it ega midagi muud peale veebibrauseri. Just selle kaudu kogu Folderit dokumendihaldussüsteem toimibki.
Selline lahendus hoiab ka kulud madalal, mistõttu saame pakkuda dokumendihaldussüsteemi kogu ettevõttele, töötajate arvust olenemata, vaid 8.99 EUR kuutasu eest!
