Suuremates asutustes (ja seega ka keerukamates arhiivides) on mõttekas välja töötada ja kinnitada asutuse arhiivitöö juhend. Väiksemad asutused ja ettevõtted, kus arhiivitöö ja dokumentide arhiivi liikumine on mõnevõrra lihtsam, võiksid olulised punktid lahti kirjutada asutuse dokumendihalduse korras eraldi peatükina.

Miks me vajame arhiivitöö juhendit? Ikka selleks, et töövood oleksid kuskil üheselt fikseeritud. Kuna tavapäraselt annavad töötajad aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumente asutuse arhiivi üle kord aastas, siis alati on hea kuskilt kirjalikus vormis kontrollida enne, kui alustada mistahes toimingut. On ju inimlik, et need tööprotsessid, mida on vaja harva teha, ununevad.

Lisaks, tänapäeval inimesed vahetavad töökohti tihedamini, uuel töötajal on samuti palju lihtsam tööprotsessi sulanduda, kui tal on võimalik juhenddokumendiga iseseisvalt töötada.

Mida oleks mõistlik lahti kirjutada? Nii nagu iga teinegi juhend, peaks arhiivitöö juhend sisaldama kõigi asutuses või ettevõttes tavaks olevate valdkonna tegevuste kirjeldust. Sõltub asutuse keerukusest, kui põhjalikult on vaja need lahti kirjutada. Kirjutame välja üldised põhimõtted, eraldi toome välja asutuses käibel olevad ja töö spetsiifikast tingitud erisused. Hea tava on kirjutada nii palju kui vajalik, kuid nii vähe kui võimalik. 

Arhiivitöö juhendis võiks kirjeldada nelja suuremat alalõiku:

1. dokumentide üleandmine asutuse arhiivi;
2. asutuse arhiivikorrastamise põhimõtted;
3. säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamine ja
4. arhiiviväärtusega arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi. 

Viimased kaks teemat on mõeldud eelkõige arhivaarile või töötajale, kellele on arhiivitöö antud lisakohustusena. Esimese teema sihtgrupiks on kõik need töötajad, kes oma töökohustustest tulenevalt peavad perioodiliselt dokumente arhiivi toimetama. Kolmanda teema puhul sõltub puhtalt töökorraldusest asutuses, kas dokumendid korrastatakse dokumendiliigi e sarja pidaja poolt juba enne arhiivi andmist ning üle antakse juba korrastatud dokumendid või sarja pidaja annab dokumendid arhiivi, kus need korrastatakse arhivaari poolt.

1. Dokumentide üleandmine asutuse arhiivi. Lõigus kirjutatakse lahti (vajadusel sarjade kaupa), millal ja kuidas üle andmine toimub. Tavapäraselt antakse asutuse arhiivi dokumendid 1 – 3 aastat peale asjaajamisaasta lõppu esimese paari kuu jooksul. Kui asutus vajab üleandmis-vastuvõtmisakti vormi kehtestamist, siis lisatakse juhendile ka vastav vorm. Kui dokumentide ladestumine on väga suur (nt paberil laekuvad laodokumendid, teleteenuste lepingud vms), siis on mõistlik kehtestada lühem tähtaeg (iga 3 kuu tagant, nt). Ja sellisel juhul tuleks see ka antud peatükis eraldi välja tuua. Kui paberdokumente ei laeku, võiks siin kirjedada, kuidas ja millal toimub digidokumentide arhiveerimine.
   
2. Arhiivikorrastamise põhimõtete all kirjeldame lahti, milliseid arhiivitarvikuid ma oma asutuses kasutame: milliste kaante vahele korrastame arhiiviväärtusega dokumente, kuidas me säilikud pealkirjastame või millised nõuded me oleme oma asutuses kehtestanud lühiajaliste dokumentide säilitamiseks. St, kas vajame arhiivipüsivaid toimikukaasi ja kirjutusvahendeid, paigutame lühiajalised dokumendid tavalistesse arhiivikarpidesse, jätame dokumendid registraatoritesse vms. Kindlasti peab siin kajastatud olema ka toimikute pealkirjastamise nõuded. Selleks, et arhivaari töö oleks sujuvam, on vaja jälgida, et kausta kaanele või registraatori seljale oleks enne arhiivi andmist kindlasti kirjutatud kaks tunnust: sarja number dokumentide liigitusskeemi järgi ja piirdaatumid. Kogu ülejäänud informatsioon on pelgalt asutuse sisese kokkuleppe või arhivaari soovi küsimus. Arhiiviväärtusega dokumentide puhul tuleb korrastamisel ja kaanekirjete vormistamisel lähtuda avaliku arhiivi nõuetest. Juhised leiab Rahvusarhiivi kodulehelt www.ra.ee.
   
3. Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamise teema all käsitletakse nii paberarhiivide hävitamist kui digidokumente. Kes eraldab hävitamiseks, kui tihti asjaajamisaasta jooksul tekib selleks asutuses vajadus, kes koordineerib (paberkandjal dokumentide puhul muidugi arhivaar, digidokumentide puhul dokumendihaldur), millal see toimub, kes vormistab hävitamisakti ja kuidas toimub füüsiline hävitamine või digidokumentide puhul, mitu korda üle kirjutatakse, et tagada dokumendi kustutamine. Kui on tegemist juurdepääsupiiranguga dokumentidega, kuidas toimub üle andmine hävitusfirmale (nt pitseeritud konteinerites).
   
4. Arhivaalide üleandmine avalikule arhiivile toimub ainult juhul, kui asutus või ettevõte on Rahvusarhiivi kogumisallikas. Selle kohta saame jällegi infot Rahvusarhiivi kodulehelt. Kui asutus kogumis ei ole, siis seda teemat kajastama ei pea. Kirjutame lahti üldised põhimõtted, kes, millal ja kuidas Rahvusarhiiviga ühendust võtab, millised toimingud eelnevad füüsilisele üleandmisele, millised järgnevad. Kuna üleandmise ettevalmistamine toimub tihedas koostöös Rahvusarhiivi arhivaaridega, siis paljudki otsused sünnivad jooksvalt vastavalt olukorrale ja väga põhjalikult seda teemat lahti kirjutada ei olegi võimalik. Silmas peab pidama ka seda, et kogumisallika kohta on tehtud kindlasti hindamisotsused, millest tuleb lähtuda eelnevalt juba korrastamisprotsessi käigus. Hindamisotsused on samuti saadaval Rahvusarhiivi kodulehel.

Arhiivitöö juhend (või vastav peatükk dokumendihalduskorras) on mõttekas kirjutada lahti tööprotsessid asutuses tegelikult on. Ei ole mõtet kirjutada ja kinnitada kortda, mis tegelikkuses ei tööta.

See võimaldab samas kaardistada ka mõningaid küsitavusi või puudusi tööprotsessides, sest alati on asutustes selliseid nüansse, mida ”alati on nii ju tehtud” otsimata põhjendusi, kas tegelikult nii on üldse vaja teha või kas selline tegevus on otstarbekas.