Dokumendihaldus ei ole sisuliselt võõras mitte kellelegi. Näiteks see, kui hoida kodus oma ostude tšekke garantiijuhtumite jaoks kusagil sahtlis või mapi vahel, ongi üks dokumendihalduse viise. Ilmselt kõigil on kodus mingi “tähtsate dokumentide sahtel”, kus enam-vähem orienteerutakse ja teatakse, et just sealt võid oma passi, ülikooli diplomi ja elektrilepingu üles leida.
Sellisel süsteemil on aga omajagu puuduseid. Esiteks ei mahu kõik elu jooksul kogunevad olulised dokumendid sinna sahtlisse sugugi hästi ära ning laiutavad varsti ka paljudes teistes kohtades. Teiseks on need dokumendid just seal ning kui oled tööle sõitnud, või reisinud hoopis mõnda teise linna või riiki ning neile ligipääsu vajad, ei ole sul nende kättesaamiseks mingit võimalust. Kolmandaks võib juhtuda, et mõni oluline dokument kas varastatakse või hävib.
Seepärast on tark hoida dokumente turvalises arvutisüsteemis ning mitte ühes asukohas (kodus/tööl), vaid hajutatud süsteemis, mille ühe või isegi mitme komponendi hävimine mingeid probleeme dokumendile ei põhjusta.
Kuidas oma füüsiline dokument arvutisse, dokumendihaldusesse saada?
Kõige lihtsam on see skanneerida või lausa oma telefoniga pildistada ning pildi kujul üles laadida. Soovitame sellised koopiad teha näiteks oma isikut tõendavatest dokumentidest, mida saab üle interneti vajadusel välisriigis ka passi kadumisel enda isiku tõestamiseks kasutada.
Enamus tänapäevaseid dokumente ongi aga juba digitaalsel kujul ning sel juhul on kõik veelgi lihtsam. See sama dokument, olgu ta PDF, DOC, digiallkirjastatud DDOC, JPG, XLS vms tulekski laadida internetipõhisesse dokumendihaldussüsteemi, kus selle saab lihtsalt ja selgelt organiseerida ning hiljem hõlpsasti leitavaks teha, kus iganes sa viibid.
Veelgi enam, see anab võimaluse dokumente ükshaaval vastavalt vajadusele ka teiste inimestega jagada. Oled näiteks Saksamaal ja pead oma kolleegile mingi olulise lepingu üle andma? Kuna see on talletatud turvalises pilve-dokumendihaldussüsteemis, saad talle kasvõi telefonibrauseris ligipääsu anda.
Dokumente on igaühel nii era- kui tööelus ja turvaline ning lihtne viis nendega toimetamiseks on ülioluline. Kui sa veel Folderit teenust ei kasuta, vaata siia: www.folderit.com/et/site/signup
Dokumendihaldusekspert Tiiu-Reet Kõrveni põhjalikku selgitust dokumendihalduse olemusest loe siit: https://www.folderit.com/et/mis-on-dokumendihaldus
