Nüüd saad dokumendihalduses oma konto all seadistada ka faili- ja kaustamärguanded selleks puhuks kui jagad kontot või osa sellest (mõnda faili, kausta, teemat või rolli) mõne teise inimesega. See tähendab, et kui keegi muudab mõnda ühiskasutuses olevat faili, uuendades selle versiooni, märguannet või lisab keegi ühiskausta uue dokumendi, saad sina sellest teavituse oma e-mailile. Õigemini mitte ainult sina, vaid kõik inimesed, kellele antud faili või kausta piires õigused on antud. Muidugi ainult juhul kui nad selliseid teavitusi soovivad. Teavitustesüsteemi oma soovide kohaseks seadistamiseks on põhjalikud võimalused:
Dokumendihalduse teavituste seadistamine
Saad valida, kas soovid teavituse oma meilile saada kohe kui süsteemis kellegi poolt muudatus tehakse või kui neid tehakse paljude inimeste poolt ja sageli, siis valida hoopis grupteeritud teavitused, mille puhul saad kõige juhtunu kohta vaid ühe meili kas kord päevas või nädalas, kus kõik kenasti kirjas. Valida saad isegi teavituse saabumise kellaaega!
Samuti saad täpselt valida, missugustel juhtudel teavitusi üldse soovid, millistel tahad neid kohe kui need toimuvad näha ja millistel ühtekokku kogutult, grupeeritud teavitustena.
Näide, kuidas teavitussüsteemi DHSis nutikalt kasutada
Ütleme, et tegemist on organisatsiooniga, millel palju liikmeid. Osad füüsiliselt samas asukohas, paljud aga mujal. Ometi on vaja regulaarselt liikmetele infot saata. Infomaterjalideks on igakuine PDF, vahel ka PowerPointi failid, pildid ühistest messikülastustest ja muu materjal. Senini saatis organisatsiooni infojuht selle materjali liikmetele e-maili teel. Mis tähendas, et e-maili listi tuli liikmete lisandudes ja lahkudes muuta, e-maile vahel ei saanudki välja saata, sest kirja maht ületas 15 MB ja see tuli jaotada mitme kirja vahel, aga isegi siis oli mõne liikme meilikastis lubatud vaid 5 MB ja ka pisut suuremad kirjad läbi ei mahtunud. Vahel oli mõnel adressaadil postkast lihtsalt täis, teenusepakkuja tõrkus, materjalid jäid kättesaadavaks vaid postkasti kaudu jne.
Nüüd, tänud Folderit DHS kaustateavitustele, on asi palju lihtsam. Luuakse ühiskaust, kus on õigused kõigil vajalikel inimestel ning kui infojuht sinna mõne uue materjali paneb, läheb teavitus selle kohta igale liikmele automaatselt. Enam ei piira failimahupiirangud, enam ei ummistu materjali saajate postkastid mahukate failidega. Tekib üks tsentraalne arhiiv, millest kõik teadlikud on, millele kõik veebi kaudu ligi pääsevad ka siis kui neil pole ligipääsu oma postkastis olevatele failidele. Seda, kui mitmele inimesele ja milliste õigustega antud kaust jagatud on, saavad kontrollida aga mitu administraatorit korraga, seega kohe kui keegi neist saab teada uuest liikmest või vana lahkumisest, saab ta teha muudatuse ning erinevad meililiste ei teki, sest õiguste kontrollimine ja muutmine käib samast kohast igal administraatoril, ehk kõik näevad sama nimekirja ning “paralleelreaalsust” nimekirjade sünkroonimise vigadest tekkida ei saa.
Logi oma kontosse sisse ja mine Profiil > Teavitused, et oma teavituste eelistused kohe paika seada!
