Avaliku sektori asutuste jaoks on ettekirjutused detailsed
Dokumendihalduse alusdokumendid
Organisatsioonil on kasulik kindlaks teha tegevust mõjutava normatiivse keskkonna ja toimingute dokumenteerimise nõuded. Meie õiguskorras on suur erinevus avaliku ja eraõigusliku isiku dokumendihaldust käsitlevate normide vahel.
Normatiivaktide hulka kuuluvad seadused:
Spetsiaalselt dokumendi- ja arhiivihalduse kohta kehtib arhiiviseadus. Lisaks sellele leidub paljudes teistes seadustes üksikuid sätteid dokumentide loomise ja haldamise kohta. Näiteks, digitaalallkirja seadus, raamatupidamise seadus, töölepingu seadus, avaliku teabe seadus, märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, haldusmenetluse seadus, karistusseadustik, äriseadustik jt
Vabariigi Valitsuse määrused:
Dokumentide haldamist käsitlevad valitsuse määrused :
- asjaajamiskorra ühtsed alused (uuendamisel),
- standardid
Avaliku sektori asutuste jaoks leidub õigusaktides detailseid ettekirjutusi, kuid eraettevõtetele on neid minimaalselt. Parema ülevaate saamiseks dokumentide haldamisest tuleks kasutada standardeid. Eestis kehtib dokumendihalduse kohta mitmeid standardeid.
EVS-ISO 15489 – 1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendihaldus, milles on üldistatud paljude riikide asjaajamise parim praktika ning rahvusvaheline hea tava. Standard esitab nõuded, mida organisatsioonil tuleb jälgida dokumendihalduse korraldamisel ja dokumendisüsteemi väljatöötamisel. Standardis on rõhutatud, et haldamise printsiibid kehtivad igas vormingus või andmekandjal olevate dokumentide haldamise kohta, mille oma tegevuse käigus on loonud või saanud mis tahes avalik või eraõiguslik organisatsioon, ning kõikidele üksikisikutele, kelle kohustuseks on dokumentide loomine ja alal hoidmine.
Standard on mõeldud kasutamiseks
- organisatsioonide juhtidele,
- dokumendihalduritele ja infotehnoloogiatöötajatele,
- kõigile organisatsiooni töötajatele, kelle ülesanne on dokumente luua ja alal hoida.
Vastavalt standardi määratlusele on dokumendihaldus (records management) halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sealhulgas ettevõtte tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVS-ISO 15489-1:2004 p 3.16).
EVS-ISO 16175-3:2012 Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas. Osa 3: Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele ärisüsteemides.
Standard pakub juhiseid, et määratleda vajadus dokumentide järele, esitab üldised dokumendihalduse funktsionaalsusnõuded ärisüsteemi dokumendihaldustarkvarale. Standard aitab mõista nõudmisi digitaaldokumentide haldamiseks ja vältida tegevuste dubleerimist.
EVS 882-1:2013. Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri
Standard sätestab kirja (ameti- või ärikirja) elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil, samuti e-kirja vormistamise erisused. Lisatud on näidised.
Ülejäänud haldusdokumente vormistatakse vastavalt asjaajamise heale tavale, mis põhimõtteliselt lähtub esimesest Eesti dokumendistandardist EV ST 3-92.
Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded.
Standard käsitleb määruse, käskkirja ja protokolli vormistamist masinakirjas.
- Soovituslikud juhised
Rahvusarhiiv on välja töötanud soovituslikke juhiseid (www.ra.ee/nõustamine/juhised), näiteks:
- Digitaalse info hävitamine,
- Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks,
- Dokumendi- ja arhiivihaldus,
- Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded jt.
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehelt (www.mkm.ee/infoühiskonna teenused dokumendihaldusest infohalduseni) leiab juhised, mis aitavad parandada asutuste asjaajamist, dokumendihaldusüsteemide koostalitusvõimet ning dokumendi- ja andmevahetust:
- Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuded, spetsifikatsioon MoReq2,
- Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eesti,
- Dokumendihalduse metaandmed. Loend. Versioon 3.0,
- Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks. Versioon 2.0.
