Ka neile ettevõtteile, kes ei osuta avalikku teenust, soovitan alati luua dokumentide liigitusskeemi, kuigi seadus seda otsesõnu ei kohusta. See on praktiline ja igati kasulik analüüs, mille käigus kaardistame kõik dokumendiliigid, mis ettevõttes tekivad või mis meile saabuvad, samuti nende säilitustähtajad, juurdepääsupiirangud ja keskkonnad, kus dokumente peetakse.

Liigitusskeemi olulisus kerkib esile nii dokumentide ka tekkimisel või saamisel kui nende hävitamisel. Skeemi alusel on mõistlik üles ehitada ka dokumendihaldussüsteemis kataloogipuu, kus sarjade numeratsioon on vastavuses liigitusskeemis tooduga. Kui asjaajamisaasta keskel tekib vajadus lisada mõni uus sari, siis ei numereerita sarju ümber, vaid lisatakse valitud funktsiooni lõppu viimaseks. See paiskab küll mõneti segamini sarjade järjestuse, kuid me ei lase ennast sellest häirida.

Funktsioonide loomine

Liigitusskeemi jagame funktsioonideks (teenusteks). Lähtume samast printsiibist nagu asutusedki. Kaardistamist ongi mõttekas teha ettevõtte funktsioonide kaupa: põhitegevuse, finantstegevuse, personalialaste, haldustegevuse, tootmistegevuse, õigusalase töö dokumendid jne. 

Funktsiooni siseselt kirjeldame dokumendid lahti liigiti ehk dokumendisarjade kaupa. Järjestame vastavalt olulisusele. Tähtsamad dokumendid enne, vähem olulised pärast. Nt, põhitegevuse korraldamine on tavaliselt alati esikohal ja funktsiooni siseselt alustame nõukogu protokollidest ja otsustest, seejärel juhatuse protokollid ja otsused. Ku ion tegemist eraettevõttega avalike teenuste osutamisel, siis on võib-olla otstarbekas pidada protokolle ja otsuseid eraldi (all)sarjadena, kus otsused tuleb avalikustada, kuid protokollid ilmselt mitte. Funktsiooni siseselt viimastele positsioonidele paigutame kirjavahetuse, mille säilitustähtaeg on tavapäraselt 5 aastat, või mõne muu lühema säilitustähtajaga ja vähemtähtsa dokumendisarja.

Kui tegemist on väiksema asutusega ja dokumentide käive on väiksem ja ei ole mõtet väga palju erinevaid funktsioone luua, võib neid ka koondada. Näiteks, põhitegevuse funktsiooni alla toome ka juriidilise ja arhiivialase kirjavahetuse või kommunikatsiooni e suhtekorraldusega seotud dokumendid. Või kirjeldame töötervishoiu- ja tööohutuse alased dokumendid nt personalialase tegevuse korraldamise funktsiooni all.

Sarjade loomine

Sama loogikat kasutame ka sarjade loomisel. Võime põhitegevuse funktsiooni koosseisu luua ühe kirjavahetuse sarja, kui ettevõtte kirjavahetuse maht ei ole eriti suur. Pisut mahukama kirjavahetuse korral võime selle jagada allsarjadeks, näiteks:

1-8 Kirjavahetus

1-8.1 Õigusalane kirjavahetus

1-8.2 Personalialane kirjavahetus

1-8.3 Finantstegevusalane kirjavahetus

1-8.4 Kirjavahetus haldusküsimustes

Antud näite puhul, kui otsustame ettevõttes kogu kirjavahetust säilitada 5 aastat, siis märgime säilitustähtaja sarja reale (1-8) järgmisse veergu. Kui aga leiame, et meil on allsarju vaja säilitada erinevalt, kuna erinevate kirjavahetuste olulisuse kaal asutuses on erinev, siis me sarja tasandil säilitustähtaega ei määra, vaid teeme selle iga allsarja puhul eraldi (1-8.1 – 10 a, 1-8.2 – 5 a, 1-8.3 – 7 a jne).

Suurema kirjavahetuse käibega ettevõtted paigutavad (eeltoodud näidet arvestades) iga kirjavahetuse sarja vastava funktsiooni alla.

Alati on kasulik liigitusskeemis tuua eraldi veeruna välja ka säilitustähtaja määramise alus. See annab teile informatsiooni, kas olete säilitustähtaja kehtestanud oma ettevõtte poolt või see on ette nähtud mõne seaduse või määrusega. Vahe on selles, et ettevõtte siseselt kehtestatud dokumendi säilitustähtaega saate igal hetkel vastavalt oma ettevõtte vajaduse muutumistele korrigeerida, seadusest tulenev säilitustähtaeg on teile nii või naa kohustuslik ja seda saate muuta ainult siis, kui seadust muudetakse.

Kuna teabekandja ei mängi ettevõtte tegevuse kajastamisel mingit rolli (paberdokumente ja digidokumente käsitleme samaväärselt), siis kogu eelnev jutt kehtib ka digidokumentide puhul. Dokumentide liigitusskeemis peaks olema välja toodud mõlemad. Isegi, kui te peate neid mõnes spetsiifilises keskkonnas (nt raamatupidamistarkvara vms). Liigitusskeemi lisate lihtsalt märke vastavasse veergu keskkonna nimetusega, kus neid dokumendisarju peetakse.

Edaspidise selguse huvides tuleks liigitusskeemi märkuste lahtrisse kanda kuupäev, millal sari on avatud juhul, kui on töö käigus tekkinud mõni uus dokumendiliik, mida teil ei õnnestu olemasolevasse struktuuri paigutada. Sama loogika kehtib sarja sulgemisel – liigitusskeemi ja dhs-i jääb sari alles, kuid liigitusskeemi märkuste lahtrisse lisate kuupäev, millal sari on suletud ning dhs-is sulgete sarja samuti. Kõik jooksva asjaajamisaasta käigus tekkinud muudatused saab kinnitada ühe juhatuse otsusega asjaajamisaasta lõppedes.

Kaasaegses dokumendihaldussüsteemis on olemas kõik vajalikud funktsionaalsused: dokumendi loomine, registreerimine, sissetulnud sokumendile vastamine, selle edastamine, suunamine, allkirjastamine, juurdepääsupiirangute fikseerimine, otsing kõigi metaandmete alusel. Ja loomulikult ka faili lisamine kirjele. Kõik nimetatud funktsionaalsused on olemas Folderit’i keskkonnas. Lisaks on nimetatud keskkonnal väga suur eelis – tehniliselt on võimalik kasutada keskkonda väga mahukate failide hoidlana.

Levinud on praktika, kus mahukamaid faile hoitakse asutuse serveris mõnel kettal. Muidugi, kui maht ei ole väga suur, saab ka niimoodi asja lahendada, kuid mina seda väga ei propageeri, kuna nimetatud lahendus on tundlik inimlikust faktorist tuleneva eksituse suhtes. Kui kasutame spetsiaalselt selleks mõeldud keskkonda nagu Folderit DHS, on võimalik esiteks struktureerida dokumente mugavamalt, me leiame otsitava dokumendi üles oluliselt kiiremini ning on võimalik jagada juurdepääsuõiguseid erinevatel tasanditel.

Kui me ei osuta avalikku teenust, siis tegelikult tuleks andmebaas toime ka selliselt, et me loome dokumendisarjad ainult vastavalt säilitustähtajale. Ülejäänu on teostatav professionaalse otsingu kasutamisega. Kuid töö kiirema korraldamise huvides on siiski mõttekas luua struktureeritum kataloogipuu, mis võimaldaks silmal paremini haarata ning töötajal tegelda ainult selle osaga dokumentidest, mis on konkreetselt tema töökohustuseks. 

Avaliku teenuse osutamise korral tuleb märksa täpsemalt järgida seadusandlusest tekkivaid nõudeid ning viia kogu ettevõtte dokumendihaldus kooskõlla vähemalt avaliku teenuse osutamise määras. Enamasti ei ole võimalik eraldada äritegevust ja avalikku teenust ning seetõttu peabki kogu ettevõtte dokumendihaldus vastama õigusaktides kehtestatud nõuetele.