Dokumentide säilitamine Folderitis
Dokumentide säilitamine on ilmselgelt dokumendi elukaare üks olulisemaid osi — kohe selle loomise järel. Kui dokument kaob või hävineb planeerimatult, on see vähimal juhul ebamugavus, ent võib kergesti ka katastroofi mõõtmed omandada. Olenevalt dokumendi tähtsusest. Seejuures ei pruugi dokumenti tähtsus alati kohe selgegi olla, vaid kaotsi läinud dokumendi väärtus ilmneb alles mõne aja pärast, kui seda parasjagu hädasti tarvis on. Ent kus see on? Kas Tiidu või Tiina arvutis? Kas kellegi mälupulgal või kontori serveris? Äkki jäi sinna arvutisse, mis ära varastati või sinna teise, mille kõvaketas kärssas?
Firma dokumentide säilitamine on ilmselgelt tähtis, ent kus ja kuidas neid siis nii hoida?
Ettevõtte dokumentide säilitamise jaoks on kõige targem on selleks valida mõni turvaline pilveteenus, mis välistaks kohalikud infot ohustavad õnnetused ja muudaks dokumendid kättesaadavaks ka siis kui oled kontorist väljast, oma arvutist eemal või soovid kellelegi mingi kausta või faili ligipääsetavaks teha. Ja seda ilma, et peaks teise emaili ummistama ning saaks vajadusel ligipääsud hiljem mugavalt eemaldada. Kui dokumendid on hetkel paberarhiivis, tuleb esimese sammuna need digitaliseerida — ka seda teenust pakub Folderit.
Ettevõtte dokumentide säilitamisel on oluline nii nende säilivus, ehk nende turvaline hoidmine, aga kindlasti ka nende leidmine. Dokument, mis on kadunud, on ju sama hästi hävinud — mõlemal juhul dokumenti lihtsalt pole. Leitavuse jaoks on hea lisada säilitatavatele dokumentidele metaandmed — märksõnad, pealkirjad, dokumendiga seotud inimeste nimed, märkmed ja muu, mida vajalikuks pead. Nii saad hiljem dokumendi leida ka siis kui mäletad vaid, mille kohta see dokument käis, mis inimesi puudutas vms.
Veel üks oluline asi, mida mainida, kui dokumentide säilitamisest rääkida, on dokumentide omavaheline seostamine. Leping ja selle juurde käiv arve, näiteks. Need võivad olla samas kaustas ja selle läbi seostatud, aga alati pole see võimalik. Vahel on üks dokument kaustas LEPINGUD ja teine kaustas ARVED või on mõni muu olukord, mis tingib failide erinevas asukohas olemise vajaduse. Dokumentide säilitamise süsteem peab seega andma võimaluse ka selliseid, erinevas struktuuris asuvad dokumente omavahel seostada.
Folderit dokumendihalduses on see kõik mitte ainult võimalik, vaid ka lihtne ja mugav. Folderit on valitud maailma kõige kasutajasõbralikumaks dokumendihaldussüsteemiks! Ja proovida saad seda 30 päeva täiesti tasuta, alusta kohe — firma dokumentide säilitamine pole kunagi olnud nii lihtne ja turvaline!
