Kuigi Eestis on juba aastaid kehtinud põhimõte, et asjaajamine toimub digitaalselt, siis endiselt jääb silma, et liigselt prinditakse dokumente paberile.
Printimisel võiks järgida põhimõtet, et printima peaks ainult siis kui see on hädavajalik. Vähem printides hoiame loodust – vähem kulub paberit, toonerit, elektrit! Loomulikult hoiame printimist vähendades kokku ka asutuse halduskulusid ja tekitame vähem vanapaberit.
Üks võimalus, kuidas asutus saab soodustada printimise vähendamist, on loobuda lauaprinteritest ja võtta kasutusele võrguprinter(id), millest printimiseks peab töötaja end printeri juures identifitseerima. Nii tekib vähem spontaanseid printimisi, kuna soovitud väljatrükk pole enam harjumuspäraselt mõne hiirekliki ja käeulatuse kaugusel. Sellel lahendusel on veel teine positiivne külg – kuna printer alustab printimist alles pärast isiku tuvastamist, siis ei jää väljatrükid printerisse määramatuks ajaks seisma ja nii on tagatud ka see, et prinditud dokumendid ei ole nähtavad võõrastele silmapaaridele.
Muidugi tuleb meil kõigil vahel ette mahukaid dokumente, mille sõnastus on vaja hoolikalt läbi töötada. Sellistel puhkudel võib tõepoolest tunduda mugavam lugeda ja märkmeidki teha paberile, kuid siinkohal tuleb end kätte võtta ja püüda oma harjumusi muuta. Tööandja saab siin kaasa aidata, võimaldades töötajatele kahe monitoriga või laia kumera monitoriga töökohta. Ka teksti suurendamine arvutis on tekstiga töötamisel suureks abiks. Lisaks on Microsoftil olemas hulk kasulikke funktsionaalsusi, näiteks dokumentide kõrvuti kuvamine ja võrdlemine või dokumendi redaktsioonide kombineerimine – selliste võimaluste tundmaõppimine ning kasutamine lihtsustab tunduvalt igapäevast tööd.
Mõned soovitused printimise vähendamiseks:
- Ära tee dokumentidest väljatrükke ja kogu neid kaustadesse igaks juhuks või seetõttu, et nii on alati tehtud. Sellised väljatrükid võtavad ruumi ja neid ei saa anda arhiivi, kuna säilitamisele kuulub digitaalne originaaldokument.
- Ära prindi paberile dokumente allkirjastamiseks. Dokumendid allkirjastatakse digitaalselt ja vajadusel prinditakse need välja postiga saatmiseks pärast allkirjastamist.
- Ära too kolleegile kooskõlastamiseks, üle vaatamiseks või teadmiseks dokumente väljatrükitult, vaid edasta need dokumendihaldussüsteemi kaudu.
- Ära prindi välja e-kirju kartuses, et unustad muidu neile vastata. Kasuta oma e-kirjade haldamise programmi võimalusi – märgista kõik loetud e-kirjad, vastamist vajavad e-kirjad märgista punase lipukesega ja reasta e-kirjad nii, et vastamist vajavad e-kirjad oleksid kuvatud esimesena.
- Dokumendid dokumendihaldussüsteemis, millega pidevalt töötad, märgista lemmikutena – nii leiad need vajadusel kiirelt.
Mõned näpunäited, kui prindid:
- Prindi kahepoolselt.
- Prindi must-valgelt.
- Prindi ainult vajalikud leheküljed.
- Prindi väiksemalt. Paljusid dokumente ei ole vaja suure kirjaga trükkida.
- Prindi mustandpaberile – ehk paberile, millele on korra juba prinditud ja mille teist poolt saad kasutada. See sobib muidugi juhul, kui tegemist ei ole ametliku dokumendiga, mis kuulub välja saatmisele.
- Ära viska kunagi väljaprinditud dokumenti prügikasti! Kasuta väljaprinditud dokumendi hävitamiseks paberipurustajat.
