Maila Kukk on dokumendihalduse ja arhiivinduse ekspert, kelle tasemel teadmistega inimesi ei ole Eestis just palju.
Tema kogemustepagasisse kuulub 15 aastat töökogemust dokumendihalduse valdkonnas, sajad läbi viidud koolitused ja konsultatsioonid ning isegi raamat, mis räägib praktilisest dokumendihaldusest.
Maila puhul on tegemist ühe tuntuima dokumendihalduse ja arhiivinduse koolitajaga Eestis. Tema tee koolitajani sai alguse arhiivitöö alastest sisekoolitustest, mida Mailal paluti teha ajal, mil ta töötas Notarite Kojas. Seejärel hakkas ta tegema koolitusi erinevatele koolitusfirmadele ning ühel hetkel oli pakkumisi niivõrd palju, et ta otsustas luua oma konsultatsioone pakkuva ettevõtte.
Maila praegune põhitöökoht on Politsei- ja Piirivalveamet, kus ta juhib keskarhiivi gruppi, kuid varasemalt on ta töötanud ka mitmetes eraettevõtetes. Üks esimesi töökohti oli Maila Kukkel hoopis arhiivijuhataja amet Autoregistrikeskuses. Tööst Mailal puudu ei tule – põhitöökohas on tal igal aastal mitmeid sisekoolitusi, läbi erafirma tellitakse nii väga spetsiifilisi kui ka üldisemaid koolitusi. Huvi koolituste vastu on suur, kuna seadusandlus, digitaalne dokumendihaldus ja arhiivihaldus on pidevas muutumises ning oluline on hoida inimesed nende muutustega kursis.
Lisaks koolitamisele on Maila Kukk jõudnud ka dokumendihaldusest raamatu kirjutada. Lugu sellest, kuidas ta jõudis raamatu kirjutamiseni, on üpris omapärane: „Käisin ükskord raamatupoes ja otsisin dokumendihalduse raamatut, aga kõik olid läbi müüdud. Selle peale ütles mulle müüja, et kui olen selle eriala inimene, et siis kirjuta ehk ise dokumendihaldust käsitlev raamat, kuna väga paljud on selle vastu huvi tundnud. Ja seepeale ma kirjutasingi raamatu „Praktiline dokumendihaldus!“
Eelnevale lisaks on Maila Kukk ka Folderiti konsultant – tema teadmised ja kogemused on ettevõttele tohutult väärtuslikud. Istusime Mailaga maha ja küsisime, mida täpsemalt dokumendi- ja arhiivihaldus endast kujutavad, millised on selles vallas viimase aja arengud, kui hea tase valitseb Eestis ja kuhu Folderit laiemas plaanis sobitub.
Milline on kaasaaegne dokumendihaldus? Vastab Maila Kukk.
Inimese jaoks, kes ei puutu igapäevaselt arhiivinduse ja dokumendihaldusega professionaalsel tasemel kokku, võivad need kaks valdkonda esmapilgul tunduda üpris sarnased – mõlemas hallatakse teatud dokumente. Reaalsuses on need aga ühe protsessi algus ja lõpp.
Võrreldes arhiivindusega on dokumendihaldus palju laiem mõiste, hõlmates endas tervet dokumendi elukäiku alates selle loomisest. Arhiivihaldus tuleb aga mängu alles siis, kui aktiivsed toimingud dokumendiga on lõpetatud – seejärel määratakse dokumendile säilitustähtaeg. Kuni selle ajani tuleb dokument säilitada ning pärast tähtaja möödumist hävitada. See kehtib nii paber-kui digitaaldokumentide.
Praeguse aja dokumendihaldust iseloomustab kindlasti digitaliseerumine ning digitaalse dokumendihalduse osakaalu tõus. Nagu iga teise valdkonna puhul, on ka dokumendihaldust ja arhiivindust palju mõjutanud tohutult kiire tehnoloogiasektori areng – turule on tulnud ülimalt palju uusi võimalusi, nii digitaalarhiivinduse kui ka dokumendihalduse süsteeme. Samuti on võimalik valida erinevate pilvelahenduse vahel, millest paljud sobivad teatud määral ka digidokumentide säilitamiseks.
Samas toob digitaalsetele lahendustele üleminek kaasa ka erinevaid probleeme, näiteks informatsiooni dubleerimine. See tähendab, et sama informatsioon on nii paberdokumendi, digitaalse faili kui ka andmebaasis olevate andmete kujul. Samuti on probleemiks see, et kuigi on toimunud võimas areng ja valikuvõimalusi on palju, ei olda nendega sageli kursis või ei osata küsida abi, et leida organisatsioonile sobivat süsteemi.
Nii mõnegi digitaalse dokumendihaldustarkvaraga kaasnevad ka suhteliselt suured kulud. Kui võrrelda paberkujul dokumendihaldust digitaalsega, siis võib paberversioon vahel isegi odavam olla. Samas ei taga see piisavat turvalisust ja kiirust, mis on mõlemad tänapäeval tohutult olulised. Arvestama peab, et kuigi ühelt poolt on dokumentide hoidmine pilves või võrgukettal kokkuhoid näiteks arhiivihoidlast loobumise näol, maksab organisatsioon pilveruumi eest samamoodi, nagu maksab füüsilise ruumi eest. Maila sõnul on ta pärast erinevate arvutuste tegemist mõnel organisatsioonil isegi soovitanud paberarhiiv alles jätta, kuna pärast nende ressursside üle vaatamist selgub, et neil puudub finantsiline võimekus digitaliseerimiseks.
Kuigi tundub, et digitaalseid lahendusi on niivõrd palju, et kogu dokumendihaldus peakski olema digitaalne, siis tegelikult võtab digisüsteemide rakendumine veel aega. Seoses sellega rääkis Maila Kukk, kuidas ta avastas ühe huvitava dokumendi eelmise sajandi lõpust, kus ennustati ette dokumendihalduse tulevikku: „Hiljuti leidsin ühe koolitusmaterjali aastast 1995, kus oli öeldud, et aastaks 2010 on terves maailmas täiesti digitaalne dokumendi- ja arhiivihaldus. Seetõttu ma ei ennustaks praegu, millal on kõik maailma dokumendid digitaalselt hallatavad. Aga hea on see, et liigutakse selle eesmärgi poole.“
Mis iseloomustab Eesti dokumendi- ja arhiivihaldust?
Alustame sellest, kus on üldse Eestis võimalik arhiivindust või dokumendihaldust õppida. Võimalusi on palju ja õppida saab nii ülikoolides, rakenduskõrgkoolides kui ka kutsekoolides. Ülikoolidest õpetavad dokumendihaldusega seonduvat nii Tartu Ülikool kui ka Tallinna Ülikool – Tartus on infokorralduse eriala ning Tallinnas infoteaduse suund. Lisaks käsitletakse Tartus ajaloo erialal ka arhiivindust.
Maila Kukk meenutab, et neil on Politsei- ja Piirivalveametis käinud väga toredaid praktikante näiteks Astangu Kutserehabilitatsiooni Keskuse bürootöö erialalt. Lisaks on Maila värvanud praktikante ka Haapsalu, Pärnu ja Tartu Kutsehariduskeskustest, kus õpetatakse samuti bürootöö eriala. Dokumendihaldust saab veel õppida ka näiteks Tallinna Majanduskoolis.
Kui vaadata info- ja dokumendihalduse õppe taset, siis tundub Mailale, et ülikoolides jääb õpe veidi teoreetiliseks. Maila Kukke sõnul on nii temal kui ka paljudel tema tuttavatel olnud natuke paremad kogemused rakenduskõrgkoolide või kutsekoolide üliõpilastega, kelle puhul on näha, et nad on reaalse dokumendihaldusega kokku puutunud ja saavad aru, kuidas asjad päriselt käivad.
Maila arvates on Eestis dokumendihalduse tase üldiselt küllaltki ebaühtlane ja arenguruumi on nii avalikus kui erasektoris. Ta toob näite, kus tema koolitustel käis üks juhiabi, kelle jaoks oli suur üllatus, et kirju peab registreerima ja haldama, mitte suvalisse dokumendivirna viskama. Samas käib Maila koolitustel ka selliste eraettevõtete esindajaid, kes on kursis kõikide uuemate dokumendihalduse lahendustega – mõeldakse ka sellele, kuidas oma siseveebi ja välisveebi arhiveerida, kuidas sealt vajalikku infot välja salvestada ja kus seda hoida.
Dokumendihalduse erinevused vastavalt organisatsiooni tüübile
Organisatsiooni dokumentide hulk ning nendega tehtavad toimingud sõltuvad suuresti sellest, kas ta kuulub avalikku- või erasektorisse. Seega kehtivad neile kahele sektorile dokumendihaldussüsteemi valides erinevad reeglid. Lisaks tuleb arvesse võtta ka organisatsiooni suurust, kuna on olemas nii viie töötaja kui ka 3500 töötajaga ettevõtteid ning nende dokumendihaldus erineb üksteisest kardinaalsest.
Kui rääkida suurfirmadest, siis nende puhul on kindlasti vajalik elektroonilise dokumendihaldussüsteemi olemasolu, et ettevõtte dokumendiringlus oleks nõuetekohane. Samuti on oluline, et ettevõttel oleks olemas kindel reeglistik dokumendihalduse- ja ringluse kohta. Avalikus sektoris on dokumendihaldusega seoses rangemad reeglid, kuna tegemist võib olla näiteks isikuandmete või avaliku teabega. Maila Kukk soovitab avaliku sektori asutustel teha rohkem koostööd, luua senisest enam ühiseid andmebaase ja ühtlustada kogu süsteemi – näiteks võiks terves avalikus sektoris olla kasutusel sama dokumendihaldussüsteem. See hoiaks kindlasti erinevate kulude, sh arenduskulude pealt kokku.
Samas väikese ja keskmise suurusega ettevõtetel on võimalus kasutada lihtsamaid lahendusi, mis säästavad nii ettevõtte rahakotti kui ka töötajate aega, kuna süsteemi kasutamisele kulub vähem aega. Teisest küljest on aga oluline, et väiksemad ettevõtted hindaksid väga kriitiliselt enda dokumendimahtu ja valiksid selle järgi endale kõige sobivama süsteemi. Näiteks dokumendimahukal ettevõttel soovitab Maila Kukk kasutada just Folderiti pilvepõhist süsteemi.
Maila sõnul on eraettevõtetel lihtsam muudatustega kaasa minna ja uus süsteem kasutusele võtta, kuna neile kohandub vähem õigusakte, millest nad peavad juhinduma. Samas on ka väga keerulise dokumentatsiooniga firmasid, kes tegelevad näiteks patentide, välisturgudega suhtlemiseks ja mahukate projektidega. Seega ei ole ühte kindlat süsteemi, mis sobiks kõigile, vaid dokumendihaldussüsteem tuleb valida vastavalt organisatsiooni iseärasustele.
Millisele ettevõttele sobib Folderit?
Maila sõnul on Folderit suunatud eelkõige eraettevõtetele. Samas kõige paremini sobib programm just väikese või keskmise suurusega ettevõtetele, sest selle juurutamine ei nõua erilisi ajalisi ega rahalisi jõupingutusi, kuna süsteem on konkurentide omast lihtsam ja loogilisem. Riiklikul tasandil on avalikku teavet, isikuandmeid, dokumentide turvalist edastamist ja süsteemis sees digitallkirjastamist puudutavad nõuded palju rangemad, aga ka sellega on Folderitis arvestatud ja avaliku sektori kliendid teretulnud.
Folderitil on veel mitmeid erinevaid kasulikke funktsioone – näiteks on kliendil võimalik valida erinevate pakettide vahel vastavalt oma ettevõtte dokumendimahule. Isegi näiteks arhitektuuri- või projekteerimisbürood leiavad endale sobiliku paketi, kus saab hoida suuremahulisi faile. Lisaks on Folderitis võimalik väga mugavalt teiste kasutajatega, näiteks äripartneritega, faile jagada. Loomulikult on ka turvalisus tagatud – Folderitis on kasutusel krüpteering ja kolmekordne failide varundus, mistõttu ei pea muretsema, et andmetega võib midagi juhtuda.
Maila sõnul tulevad neile inimestele, kes on varasemalt kasutanud Google Drive’i või Dropboxi, mitmed Folderiti funktsioonid tuttavad ette samas kui mitmed lisavõimalused muudavad Folderiti dokumendihalduseks märksa sobivamaks. Samas neile, kes on eelnevalt toimetanud mõne keerulisema süsteemiga, on tõenäoliselt suureks üllatuseks, et on võimalik pakkuda ka tunduvalt selgemaid ja lihtsamaid lahendusi.
Maila Kukk meenutab, et talle tuli päris suure üllatusena, kui kasutajasõbralik ja suure perspektiiviga dokumendihaldusprogramm on Folderit. Tema sõnul on paljudel eraettevõtetel raskusi sobiliku dokumendihaldusprogrammi valimisega, sest arendajad pakuvad nende jaoks liiga keerukaid ja kulukaid programme. Folderiti on aga vastupidiselt väga lihtne kasutada – Maila usub, et Folderit on niivõrd lihtne, et ka iga töötaja saab selle kasutamisega iseseisvalt hakkama.
Tihtipeale inimesed väldivad keerukate ja nende jaoks liiga aeganõudvate süsteemide kasutamist, aga kui dokumendihaldus on tehtud lihtsaks ja mugavaks, ei ole inimestel tegelikult probleeme uue süsteemi kasutuselevõtuga. Folderiti puhul on aga tegemist kõige kasutajasõbralikum dokumendihaldussüsteemiga, kuna see on lihtne ja loogiline – ka see inimene, kes ei ole dokumendihaldusspetsialist, saab selle tarkvarast toimimise loogikast aru ja õpib seda kiiresti kasutama. Ometi on meil rõõm tõdeda, et ka Eesti üks tunnustatumaid dokumendihaldusspetsialiste Maila Kukk Folderiti kõrgelt hindab ja nii meile kui meie klientidele oma teadmistega abiks on.
Kas teadsid, et soovi korral saad Mailaga kokku leppida ka Folderiti ja üldisemalt dokumendihalduse konsultatsiooni?
