Tead seda tunnet, et iga sekund on arvel? Kell taob kuklas, nii palju on veel teha? Kiirustad, teed vigu, kiirustad veel rohkem? Ikka oled oma töödega umbes kuus kilomeetrit tagapool kui lootsid, et selleks hetkeks oled?
Ma olen oma tööelu jooksul oi-kui-palju kordi soovinud, et kui ometi saaks end panna 2-3kordse kiirenduse peale ja läbida mõned töölõigud poole kiiremini. Korduvalt katsetanud produktiivsusnippe, jätnud vahele lõuna- ja pissipause, lukustanud kabineti ukse seestpoolt ja lülitanud telefonid välja. Et saaks sama ajaga veel kiiremini ja rohkem tehtud, olen end harjutanud optimeerima meilides ja chattides sõnade arvu, lühendanud kõikvõimalikke tekste ja sõnu (hämmastav, kui hästi inimesed suudavad mõista trükivigade ja ilma täishäälikuteta kirjutatud sõnu!). Administratiivtöötajana ei ole mul sageli ka palju valikut, mida teha – töövoog tuleb võimalikult kiiresti siiski läbi hekseldada, uhketest prioriseerimise-strateegiatest ja mu isiklikest eelistustest hoolimata.
Kevadise suurpuhastuse tuules tuleks kasuks suurpuhastus töistes ajaröövlites.
Ajaaudit
Mis või kes see täpselt on, mis mu aja ära sööb? Ajaröövlid tuleb tuvastada. Abiks võiks olla näiteks Toggl Track äpp, mida saab lihtsasti ühe nupulevajutusega käivitada ja peatada nii arvutist kui telefonist. See töötab ainult enda vastu brutaalselt aus olles. Kui päeva jooksul ei jõua ka kõiki kandeid kategoriseerida, siis registreeritud tööhetked saab hõlpsasti ka tagantjärele defineerida. Päris piinlik on mõnikord avastada, et email, mille lootsin teha 15 minutiga, võttis tegelikult poolteist tundi, sest sest vaim ei tulnud peale… Esimest korda aja-auditit tehes avastasin, kui palju aega ma kulutan kirjalikele pöördumistele vastates. Võtsin kasutusele kümmekond kirjamalli (templates), mida vähese vaevaga saab “täida lüngad” stiilis kohaldada.
Unustatud märkmed
Need märkmepaberile, kalendrikirje märkustesse, kaustiku vahele või olulise dokumendi tagaküljele jäädvustatud kuue hüüumärgiga Väga-Tähtis-Kiirelt-Ära-Teha teemad ilmuvad välja väga ebasobival momendil, tekitades töölauale piltlikult tulekahju. Hübriidtööd tehes kord kontorist, kord kodust või kohvikust või hotellist ei saa usaldada mingit märkmikku, sest see jääb ju sinna teise kohta maha just siis kui seda kiirelt vaja oleks. Üks lahendus on Google Keep, mis võimaldab igast asendist teha kiireid märkmeid nii teksti, foto, häälsõnumi kui veebilingina ja neid lihtsasti teistega jagada. Oluline on märkmete kategooriate (labels) arv hoida optimaalsena, samas piisavalt täpsetena ja tähtaegadega seotud märkmed kohe kalendrisse koos meeldetuletusega õigele hetkele ajastada.
Jutukad kolleegid
Ta tuleb kiire küsimusega, aga jutt läheb lappama kuni vanatädi kaktuste kolimiseni välja. Vahel on tore, vahel tüütu aga suhtlemine on enamasti vältimatu töö osa. Delikaatne püsti tõusmine ja vargsi ukse poole nügimine võib töötada, aga mitte iga kord. Mõnikord heliseb “päästja” telefon, aga pahatihti just mitte siis kui kõige rohkem vaja oleks. Kehtestav mina-sõnum on kahtlemata ka hea viis, aga päriselus, ei ole see mõnikord võimalik või kohane. Ainuke raudkindalt toimiv viis on olla kättesaamatu. Uks seestpoolt lukku, vajadusel silt uksele “Zoomi koosolekul” või “Vaikust! Salvestan!”. Julmus tuleks siiski kompenseerida kõigile soovijatele avatud jututundide või vastuvõtuaegadega. Ma praktiseerisin edukalt “Kolleeg ja Komm” sessioone kord nädalas, kuni… tervisenõustaja koputas mu kaalunumbrile. Võimalik, et suurpuhastuse käigus tuleb selle ajaröövli vastu kasutusele võtta “Jutt ja jooks” sessioonid.
Dokumendijadad ja tüütud protsessid
Ma ei pea end küll päris algajaks asjaajajaks, aga millegipärast leian ma end siiski sageli tuhnimas mälusoppides, et mispidi mingi protseduur või protsess meil käis. Kui just igapäevaseks tööks ei olegi vaid dokumendihaldus, siis tekitab õige asjaajamiskorra meenutamine mõnikord paraja pausi. Korra aastas tehtavad toimingud on minu jaoks siiski liiga harvad, et mäletada, kas dokument pidi minema kõigepealt personaliosakonda ja siis juhtkonnale, või kas esildis tuleb DHSis suunata ”täitmiseks” või “teadmiseks”. Mismoodi käis meil see üks kindel protseduur, mida tegime viimati…emm…enne minu ajaarvamist? Küsid ühelt ja teiselt, kaevate sisekorras ja juhendites, aga väärtuslik aeg tormab omasoodu.
Üks variant on hoida lähedasi suhteid kolleeg Kuldmäluga, kes teab, kust otsida või olulisi detaile suisa peast. Alternatiivina toimivad hästi seinale kinnitatud selged visuaalsed protsessiskeemid, kust kuhu ja kuidas miski või keegi liigub. Kui nende tegemiseks aega napib, sobib ka isetehtud (või AI abil genereeritud) protsessijoonise prototüüp. Imeliselt võivad need päevavalgele tuua ka mõned sügavamad probleemid, miks protsessid pidurduvad ja jadad liialt palju aega röövivad. Visuaalselt nendega tõtt vaadates võib juhtuda, et leiab alternatiive, kuidas töövoogu sujuvamaks ja kiiremaks muuta.
Mõned ajaröövlitest olen suutnud nende lihtsate võtetega kontrolli alla saada, vähemalt mõneks ajaks.
