Ligipääsuõiguste haldus
Esialgu on teie ettevõttel vaid peakasutaja. Selle alla saab lisada teisi kasutajaid ning seejärel on võimalik kasutajatele anda ligipääse neile dokumentidele ja kaustadele, millele tarvis. Mõnele kasutajale võib anda ka administraatori tasemel ligipääsu kõike näha ja teha.
Kõigile uutele kasutajatele on vaikimisi ligipääsetav vaid üks kaust: #Tiim (kui see ei ole välja lülitatud). Kõik muud ressursid tuleb kasutajale kättesaadavaks tegemiseks jagada neile personaalselt või sellele kasutajagrupile, kuhu nad on määratud.
Ligipääsuõiguseid saab anda kahel moel:
- Jagades kasutajale kausta, alamkausta või faili
- Jagades kasutajale märksõnu, mis on lisatud mistahes ressurssidele (dokumendiliigi põhine jagamine)
Jagamine kausta ja dokumendi tasemel
Klõpsake alamkausta või dokumendi rea lõpus olevatest kolmest ikoonist esimesele, jagamise nupule. Peakausta puhul liikuge hiirega peateema nimele ja klõpsake siis ilmuvale sätete nupule (hammasratta ikoon).
Avaneb jagamise dialoogiaken. Kui soovite ressursi ligipääsetavaks teha konkreetsele inimesele, sisestage sisendkasti kasutajanimi (emailiaadress) kui kasutajagrupile, valige rippmenüüst sobiv kasutajagrupp.
Seejärel valige kohane ligipääsutase:
- Üleslaadija (ainult) — võimaldab kasutajal kausta siseneda ja sinna faile ja kaustu laadida ning enda lisatud ressursse ka näha. Teiste lisatud faile/kaustu nad ei näe.
- Eelvaade — võimaldab kaustas ja selle alamkaustades kõike näha, aga mitte midagi muuta, ega alla laadida. Faile saab näha vaid süsteemisisese eelvaatena, seejuures on eemaldatud võimalus teksti märgistada (kopeerida), alla laadida või eelvaatest lihtsasti printida. Kasutajale ei kuvata ka dokumendi kontrolljälge.
- Vaataja — kasutajale kuvatakse kaustas ja selle alamkaustades olevaid dokumente nii eelvaateks kui allalaadimiseks, printimiseks ja teksti märgistamiseks (kopeerimiseks) eelvaateaknast. Dokumentide ja metaandmete muutmise võimalust ei ole.
- Muutja — kasutajal on jagatavas kaustas täisõigused näha, lisada, kustutada, aktiveerida töövooge ja kasutada muid funktsioone.
- Kohaldatud — saate täpselt määrata, mis tegevusi kasutaja teha saab (saadaval ainult TAILOR paketis).
Kui lülitate sisse nupu AEGUMINE, saate valida kuupäeva ja kellaaja, mil antud kasutajal/grupi ligipääsuõigused aeguvad ja liigpääsuõigus peatatakse.
Vajutage JAGA, et seadistatud ligipääsuõigus aktiveerida.
Nüüd saate lisada veel inimesi ja kasutajagruppe, soovi korral teistes õigustes.
Muudatuste tegemine ligipääsudes
Kui ressurss on välja jagatud, on selle jagamise ikoon nimekirjavaates halli asemel sinine. Ligipääsuõiguseid saate alati vaadata ja muuta kui klõpsate sellele ikoonile. Avanevas dialoogiaknas saate ligipääse eemaldada (prügikast kasutajanime kõrval), neid lisada või olemasolevate kasutajate õiguseid muuta. Selleks klõpsake kasutaja/grupi kõrval olevale sinisele nupule. Uus õigusetase rakendub kohe ja salvestamist ei vaja.
Ressursside jagamine märksõna tasemel
Administraator saab minna “ADMIN TÖÖRIISTAD > Veel tööriistu > Metainfo” ning valida tööriistaribalt MÄRKSÕNAD. Seal näeb kõiki märksõnu, mis süsteemis on loodud. Jagamise ikoonile klõpsates saab välja jagada kõik ressursid korraga, millel vastav märksõna küljes.
