Loendur / Numeratsioon
Dokumendiloendur (automaatne numereerimine), mille skeemid saate ise määrata, on Folderit DHSi sisse ehitatud ning võimaldab teil määrata unikaalse numbri igale dokumendile teie valitud parameetrite põhjal.
Loenduri seadistamine
Loenduri seadistamiseks valige kaust (peakaust või alamkaust), kus soovite loenduri automaatika kohaldada ning klõpsake ülemisel tööriistaribal nuppu LOENDUR.
Avaneb aken, kust saate loenduri staatuseks AKTIIVNE valida, misjärel avanevad seadistamise võimalused:
- NIMI — siin saate loodavale dokumendiregistrile nime määrata
- SKEEM — siin saate seadistada dokumendiloenduri skeemi, mis võib sisaldada nii muutumatuid tekstielemente (nt “2.1. Lepingud”) ning valida dünaamilisi elemente nagu järjestikune number, kuupäev jms.
- Number — järjestikune number, mis määratakse unikaalselt igale kausta lisanduvale dokumendile
- Ülemkausta number — kui kaustal, milles loendur seadistatakse, on number, saab seda kasutada osana loenduri skeemist
- Päev, kuupäev, kuu, aasta, tund, minut sekund jms — dünaamilised ajalised elemendid, mis lisatakse dokumendile vastavalt ajale, mis dokumendi registreerimisel kehtib
- MÄÄRA LOENDURI NUMBER JÄRGMISTELE ÜKSUSTELE — võimaldab valida, kas loendur lisab numbri ainult kaustas olevatele üksikfailidele või ka alamkaustadele (kui arvestate neid dokumendina) ja välistele linkidele.
- NULLIMISE SAGEDUS — võimaldab seadistada loenduri automaatse nullimise, näiteks iga aasta lõpus.
- Märkeruut KOHALDA KA ALAMKAUSTADELE — jõustab märgistamisel loenduri automaatika samasugusena ka alamkaustadele (mille loenduri seadetes on valitud “peakausta seaded”, mis on ka vaikimisi valitud).
- Märkeruut ÜKSUSED KAUSTAS PÄRIVAD ÜLEMKAUSTA NUMBRI — märgistamisel määratakse dünaamiline Ülemkausta number kõigi dokumentide numbriks antud kaustas. Sobib juhul kui kausta arvestatakse ühe dokumendina ja kõigil kaustas olevatel failidel peaks olema sama number, mis on kaustal, milles need on.
- SALVESTA — salvestab loenduri seadistused.
Dokumendi numbri kuvamine kaustavaates
Valige kaust, kus soovite dokumentide numbreid nimekirjavaates näha ning klõpsake ülemise tööriistariba nupule TULBAD. Lisage uus tulp sinise plussmärgi abil, või vahetage mõni olemasolev NUMBER välja vastu. Lohistage täpilisest vasakpoolsest ikoonist hoides tulbad sobivasse järjekorda ja klõpsake SALVESTA.
Dokumendiregistrite koondvaade
Administraatorid näevad kõiki ettevõtte dokumendiregistreid vaates ADMIN TÖÖRIISTAD > VEEL TÖÖRIISTU > LOENDUR
Klõpsates vastavale registrile avaneb ülevaade kõigist dokumentidest antud dokumendiregistris.
Dokumendi numbri järgi otsimine
Klõpsake otsingunupule ja valige TÄPPISOTSING. Sisestage otsitava dokumendi number väljale NUMBER.