Säilitustähtajad

Vaikimisi on kõikide süsteemis hoitavate dokumentide säilitusajaks alatine. Kuid saate hõlpsasti lisada kohandatud säilitusperioodi mis tahes kaustas olevate failide või konkreetsete üksikdokumentide jaoks. Saate määrata soovitud kausta(de)s sobiva säilitusperioodi (nt 7 aastat) ja süsteem arvestab iga dokumendi vanust eraldi ning kustutab säilitusaja ületanud dokumendid automaatselt kui nii soovite.
Säilitusautomaatika on saadaval Medium ja Tailor pakettides.

Kaustas dokumentidele säilitusperioodi seadistamiseks minge sobivasse kausta ja klõpsake tööriistaribal nuppu SÄILITUS.

Avaneb aken, kust saate säilitusaja määrata:

• Valige AKTIIVNE
• Valige TÄPSEMAD SEADED
• Sisestage sobiv säilitusperiood, vajadusel mitmest ajaühikust kokku (nt 7 aastat, 2 kuud ja 5 päeva).
• Valige TEE JÄRGMIST nimekirjast, kas peale säilitusaja lõppu arhiveeritakse dokumendid valitud kausta; saadetakse prügikasti või kustutatakse kohe lõplikult.
• Valige või tühistage märkeruut KOHALDA KA ALAMKAUSTADELE kui soovite / ei soovi, et samad säilitustingimused kehtiksid ka alamkaustades.

Nipp 1: Üksikdokumente saate üldautomaatikast välistada, klõpsates neile, ning siis paremas veerus kuvatavale säilitustähtajale ja valides avanevas aknas automaatikale VÄLJA LÜLITATUD staatuse.

Nipp 2: Kausta tulpade seadetes saate valida ka konkreetse dokumendi säilitusaja lõppu välja kuvada kui valite sealt üheks tulbaks SÄILITUSAJA LÕPP

Nipp 3: Nägemaks kõiki lähema 30 päeva jooksul säilituse lõpetavaid dokumente, logige sisse administraatorina ja minge ADMIN TÖÖRIISTAD > TÖÖLAUD JA RAPORTID > LÄHENEV SÄILITUSAJA LÕPP

Nipp 4: Kui valite arhiveerimise funktsiooni, looge enne sobiv kaust (nt nimega ARHIIV), mida sihtpunktina kasutate. Sel kaustal saate enamuse kasutajate õiguseks määrata AInult eelvaade, nii et keegi arhiivis olevat muuta, ega isegi alla laadida ei saa, kui nõnda soovite.