Système de gestion de documents
DMS primé pour un stockage, une gestion et une signature sécurisés et plus durables des documents numériques
Démarrer ! Présentation vidéoCaractéristiques principales :
- Source unique de vérité
- Automatiser en toute fiabilité
- Gérer l'accès
- Trouver facilement
Plus écologique et plus durable
Fonctionnalités
See the Features
Quand la sécurité, le développement durable et la convivialité comptent
Stocker en toute sécurité
Vous pouvez stocker en toute sécurité n'importe quel type de fichier dans Folderit. Jusqu'à 50 Go par fichier !
POINTS FORTS
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s Cryptage 256 bitsCryptage 256 bits256-bit encryption secures your data by converting it into a code that only authorized users can decipher, ensuring it is safe from unauthorized access. For example, this level of security is used by banks to protect financial information.
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s Authentification à deux facteursAuthentification à deux facteursTwo-Factor Authentication (2FA) enhances your security by requiring a verification code from an authentication app, in addition to your password.
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s Connexions SSLConnexions SSLSSL (Secure Sockets Layer) connections encrypt the data transmitted between your browser and our servers, ensuring that your information remains private and protected from interception.
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s Politique de mot de passe personnaliséePolitique de mot de passe personnaliséeCustom password policies allow you to define specific rules for creating secure passwords, such as length, complexity, and expiration.
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s Triple sauvegardeTriple sauvegardeTriple Backups ensure that your data is redundantly stored across multiple locations for maximum safety and reliability. This means even in the unlikely event of a failure at one site, your data remains secure and accessible.
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s Corbeille visible uniquement par les administrateurs de comptesCorbeille visible uniquement par les administrateurs de comptesThe Recycle Bin, visible only to account administrators, ensures that deleted files can be reviewed and restored if needed.
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s SSO Okta et Entra IDSSO Okta et Entra IDThis integration allows for centralized identity management, single sign-on (SSO), and robust security policies, ensuring that users can easily and securely access resources while administrators maintain control over user permissions and data protection.
Gérer l'accès
Les ressources peuvent être facilement partagées à tous les niveaux, avec des individus, des groupes d'utilisateurs ou par le biais d'un lien accessible au public.
NIVEAUX D'AUTORISATION
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s Prévisualisation uniquementPrévisualisation uniquementLe niveau d’autorisation “Aperçu uniquement” permet aux utilisateurs de consulter les documents sans pouvoir les imprimer, les télécharger, les modifier, ni même sélectionner et copier le texte.
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s Téléchargement uniquementTéléchargement uniquementLe niveau d’autorisation “Téléchargement uniquement” permet aux utilisateurs d’ajouter des fichiers à un emplacement désigné sans consulter, télécharger ou modifier le contenu existant. Idéal pour les soumissions de documents sans accès aux fichiers sensibles.
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s Prévisualisation et téléchargementPrévisualisation et téléchargementCe niveau d’autorisation permet aux utilisateurs de consulter les documents, ainsi que de les imprimer et de les télécharger.
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s ÉditeurÉditeurLe niveau d’autorisation “Éditeur” accorde aux utilisateurs un contrôle total sur la ressource partagée, y compris la possibilité de consulter, modifier, supprimer et gérer les fichiers et les paramètres.
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s Autorisation granulaireAutorisation granulaireLes autorisations personnalisées permettent un contrôle précis des actions des utilisateurs, telles que la bascule de la visibilité de la piste d’audit, l’activation de l’édition en ligne uniquement et la restriction des téléchargements ou d’autres activités. Cette flexibilité garantit que l’accès de chaque utilisateur est parfaitement aligné avec son rôle et les besoins de sécurité de la ressource partagée.
Trouver facilement
Recherchez à partir du contenu des fichiers, ajoutez vos métadonnées personnalisées et reliez les fichiers associés.
POINTS FORTS
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s Indexation du contenu OCRIndexation du contenu OCRIndexation de contenu OCR convertit les documents scannés et les images en texte interrogeable, vous permettant de trouver des documents en fonction de leur contenu, et non seulement du nom de fichier.
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s Filtrage avancéFiltrage avancéFiltrage Avancé offre des outils puissants pour affiner vos recherches à l’aide de filtres de métadonnées, de champs personnalisés, de plages de dates, de dates d’échéance, et plus encore, vous aidant à trouver rapidement les fichiers pertinents.
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s Métadonnées personnaliséesMétadonnées personnaliséesMétadonnées Personnalisées vous permet de définir divers champs de métadonnées (texte, nombres, dates, listes déroulantes) pour chaque document, améliorant l’organisation, la recherche et la gestion des fichiers.
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s Liaison de fichiersLiaison de fichiersLiaison et Relation de Ressources connecte des fichiers, dossiers et liens externes au sein du système, créant un réseau de documents et ressources liés.
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s Historique illimité des fichiersHistorique illimité des fichiersHistorique des Versions enregistre automatiquement chaque modification apportée à un document, avec un nombre illimité de versions stockées. L’intégration avec Office 365 assure une gestion automatique des versions.
Automatiser en toute fiabilité
Gagnez du temps et travaillez plus efficacement en laissant le système travailler pour vous.
POINTS FORTS
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s Flux d'approbationFlux d'approbationFlux de Travail d’Approbation automatisent le processus de révision et d’approbation des documents, permettant de définir des parcours personnalisés et d’assigner des tâches aux membres de l’équipe. Une fois le flux de travail terminé, le système génère un PDF récapitulatif incluant le document envoyé pour approbation, ajouté comme page finale.
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s Flux de travail de signature électroniqueFlux de travail de signature électroniqueFolderit eSign offre des capacités de signature électronique illimitées dans le plan Tailor, garantissant des flux de travail de documents fluides et sécurisés. Il s’intègre également parfaitement avec DocuSign et prend en charge des formats eID comme XAdES et ASIC-E pour la vérification avancée de l’identité numérique.
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s Flux de travail de reconnaissanceFlux de travail de reconnaissanceFlux de Travail de Reconnaissance sont parfaits pour distribuer des documents tels que des réglementations de sécurité et des politiques nécessitant une confirmation utilisateur, assurant la conformité aux normes ISO et autres exigences réglementaires. Cette fonctionnalité suit qui a lu et reconnu chaque document, fournissant un enregistrement clair pour les audits et démontrant la conformité.
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s Numérotation automatisée des documentsNumérotation automatisée des documentsNumérotation Automatique des Documents permet de configurer des schémas de numérotation personnalisés pour vos fichiers, intégrant des champs de métadonnées personnalisés dans le système de numérotation. Cela aide à maintenir un processus de gestion des documents structuré et cohérent.
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s RappelsRappelsRappels peuvent être définis pour les utilisateurs et les groupes, permettant de programmer des notifications avec un message personnalisé et un lien vers la ressource pertinente. Choisissez simplement une date et une heure pour assurer que tout le monde reste informé et à jour avec les tâches et échéances importantes, telles que les révisions de documents ou les mises à jour des politiques.
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s Automatisation de la rétentionAutomatisation de la rétentionAutomatisation du Temps de Conservation vous permet de définir des calendriers automatiques pour la durée de conservation des fichiers ou dossiers avant leur archivage ou suppression. Cela peut être personnalisé pour chaque fichier ou dossier, assurant la conformité aux politiques de rétention.
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s Adresse électronique pour les dossiersAdresse électronique pour les dossiersAdresse Email Unique par Dossier : chaque dossier dans Folderit peut être assigné une adresse email unique. Envoyez des pièces jointes directement au dossier choisi par email, en enregistrant les détails de l’expéditeur, le sujet et le contenu de l’email comme métadonnées pour une organisation et une récupération faciles. Parfait pour des flux de travail comme le scan vers email, ou lorsque vous devez stocker rapidement et en toute sécurité des documents.
Bénéficier d'une vue d'ensemble
Vous disposez d'une vue d'ensemble de toutes les actions entreprises par quiconque dans votre DMS. Et de toutes les ressources partagées.
POINTS FORTS
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s Tableau de bord et outils de reportingTableau de bord et outils de reportingCes outils offrent un tableau de bord administrateur complet avec des listes organisationnelles, y compris des rapports de doublons, des documents en attente de décisions dans n’importe quel flux de travail, des rapports de fin de temps de conservation et des documents à échéance ou imminents. De plus, il fournit une vue détaillée de tous les fichiers, tous exportables vers Excel, PDF, CSV, et plus. Chaque utilisateur dispose également d’un tableau de bord personnel avec ses tâches.
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s Pistes d'audit complètesPistes d'audit complètesLes pistes d’audit enregistrent chaque action effectuée sur les fichiers, dossiers et à travers toute l’organisation, que ce soit par les utilisateurs ou les parties externes. Chaque action est horodatée pour un suivi précis. Ces données peuvent être exportées dans divers formats, y compris Excel, CSV et PDF, pour des rapports, la conformité et le suivi complets.
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s Vue d'ensemble de toutes les ressources partagéesVue d'ensemble de toutes les ressources partagéesListe centralisée des documents et dossiers partagés avec les utilisateurs et non-utilisateurs, y compris ceux partagés via des liens publics. Cette fonctionnalité permet de surveiller et de contrôler facilement l’accès, assurant que vous pouvez gérer les permissions et révoquer l’accès à tout moment pour maintenir la sécurité et la confidentialité.
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s NotificationsNotificationsNotifications personnalisables permettent aux utilisateurs de sélectionner les alertes qu’ils souhaitent recevoir et la fréquence de réception, y compris les mises à jour sur les documents partagés, les demandes d’approbation et les demandes de signature.
En faire plus
Passez à la vitesse supérieure grâce aux intégrations et à la prise en charge de plusieurs plateformes.
POINTS FORTS
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s Support des filialesSupport des filialesCréer et gérer des sous-comptes séparés pour différentes entités commerciales ou emplacements, chacun avec ses propres membres d’équipe, groupes d’utilisateurs et même administrateurs. Passez facilement de l’un à l’autre sous un seul compte utilisateur.
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s Intégration de Microsoft Office 365Intégration de Microsoft Office 365Intégration avec Microsoft Office 365 intégrée pour créer et éditer des fichiers Word, Excel et PowerPoint directement dans le système Folderit.
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s MS Outlook Add-inMS Outlook Add-inL’Add-In Outlook de Folderit permet d’envoyer des emails sélectionnés directement depuis Outlook vers un dossier choisi dans Folderit.
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s Intégration de la signature électronique DocuSignIntégration de la signature électronique DocuSignDémarrez des workflows DocuSign directement dans Folderit et recevez automatiquement les documents signés dans le système.
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s Adaptée aux mobiles et aux tablettesAdaptée aux mobiles et aux tablettesFolderit DMS est entièrement optimisé pour une utilisation sur mobile et tablette, offrant une expérience fluide sur tous les appareils. Que vous gériez des documents, obteniez des approbations ou accédiez à des rapports, vous pouvez profiter d’une navigation intuitive et d’une fonctionnalité complète en déplacement.
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s Application pour ordinateur de bureauApplication pour ordinateur de bureauFolderit Sync est une application de bureau qui synchronise vos fichiers entre vos PC, assurant l’accès aux documents les plus récents en ligne et hors ligne. Elle permet une gestion facile de vos fichiers directement depuis votre bureau, en gardant vos données synchronisées et sécurisées.
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s Stockage et incorporation d'URLStockage et incorporation d'URLStockez et intégrez des URL externes dans Folderit, vous permettant de les ouvrir dans un iframe ou un onglet séparé. Ces URL peuvent être liées à d’autres éléments, inclure des métadonnées et être gérées comme tout autre document.
Une solution plus durable et plus écologique pour la gestion des documents.
Nous utilisons Amazon Web Services comme plateforme cloud, qui est en passe d’être alimentée à 100 % par de l’énergie verte d’ici 2025.
Découvrez ce que nous faisons d’autre dans le cadre de notre programme de responsabilité sociale des entreprises.
Perdez moins de temps à gérer vos documents
Folderit est le DMS le plus convivial au monde. Grâce à lui, vous économisez du temps et de l’argent.
Nous sommes profondément attachés à nos clients et nous travaillons dur chaque jour pour fournir un DMS qui soit différent dans tous les – bons – sens du terme. Folderit est conçu pour les personnes qui, comme vous, accordent de l’importance à la sécurité et à la confidentialité.
Notre interface utilisateur intuitive primée rend le travail dans Folderit plus efficace. De fait, vous obtenez des résultats plus rapidement qu’avec n’importe quel autre logiciel comparable !
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Le DMS de Folderit est facile à utiliser, sécurisé et abordable. Ces atouts, combinés à notre équipe d’assistance exceptionnelle, sont exactement ce que nos clients recherchent !
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